Admin-Profileinstellungen
Folgend finden Sie alle Erklärungen zur (Erst)-Einrichtung Ihres Flowers Accounts.
Als Admin haben Sie, anders als reguläre Nutzer, Zugriff auf den Admin-Bereich. Diesen finden Sie in der linken Menüleiste unten, wenn Sie auf die drei Punkte und anschließend auf das Schlüsselsymbol klicken.
Anschließend öffnet sich das Admin-Menü mit diversen Einstellungen.
Generell
Hier personalisieren Sie sich Ihren Flowers Account, indem Sie Ihr Unternehmenslogo hinzufügen, sowie alle Informationen wie Namen, Adresse, Webseite etc. hinterlegen.
Hinweis: Es ist nicht Pflicht, diese Daten zu füllen, machen Ihren Flowers Account aber persönlicher.
Abo
Hier werden Ihnen Ihr aktuelles Vertragsmodell und Ihre Zahlweise sowie registrierte Benutzer angezeigt.
Mitglieder
Hier laden Sie neue Mitarbeiter (Mitglieder) zu Ihrem Flowers Account ein. Außerdem haben Sie hier die Übersicht aller bereits registrierten Mitarbeiter und können diese hier auch entfernen.
Um einen Mitarbeiter als Mitglied hinzuzufügen, geben Sie die entsprechende E-Mail Adresse in das freie Textfeld ein und bestätigen auf “Invite”.
Der Mitarbeiter erhält im Anschluss eine E-Mail von Flowers mit einem Link für die Registrierung. Dort kann jeder Mitarbeiter ein Passwort hinterlegen und wird dann Ihrem Account zugeordnet.
Nach der Registrierung ist jeder Mitarbeiter ein normaler Nutzer ohne spezielle Rechte, bis Sie ihm diese entsprechend zuteilen.
Achtung! Bei der Erstanmeldung muss sich jeder Mitarbeiter über den Link registrieren, sonst wird er nicht Ihrem Unternehmens-Account zugeordnet.
Sie entfernen einen Mitarbeiter durch das Klicken auf das “x” neben der E-Mail Adresse.
Entfernte Mitarbeiter können sich durch erneutes Senden des Einladungslinks wieder registrieren.
Hinweis: Falls Sie unser SSO (Single-Sign-On) Modul gebucht haben, müssen Sie den Mitarbeiter keinen Einladungslink senden. Die Mitarbeiter können sich bei Erstanmeldung einfach über https://webapp.flowers-software.com mit ihrem jeweiligen Account (Gmail, Azure) anmelden.
Teams
Hier können Mitarbeiter in Teams eingeteilt werden.
Durch das Hinzufügen von Mitarbeiter in Teams können Sie Berechtigungen im Prozess vergeben und Personen mit den gleichen Aufgaben und Rollen im Unternehmen gruppieren (z.B Geschäftsführung, Buchhaltung). Ebenfalls können Sie darüber die Vertretungen regeln.
Um ein neues Team hinzuzufügen, klicken Sie in das Feld “+ neues Team erstellen” und geben Sie den gewünschten Teamnamen in das freie Textfeld ein. Mit der “Enter-Taste” bestätigen Sie Ihre Eingabe und das Team ist erstellt.
Hinweis: Standardmäßig sind hier bereits 3 Teams mit festen Berechtigungen angelegt: Administrator, Prozessadministrator, Listenadministrator.
Durch Klicken auf das erstellte Team, öffnet sich die Mitgliederübersicht des Teams.
Einen neuen Mitarbeiter fügen Sie hinzu, indem Sie auf das Feld “@Nutzername” klicken, es öffnet sich direkt die Liste aller registrierten Mitarbeiter.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus und bestätigen auf “hinzufügen”. Der Mitarbeiter ist nun in dem Team. Um diesen wieder zu entfernen, klicken Sie auf das “x” neben dem Namen.
Machen Sie den Mitarbeiter im Team zum Team-Leiter, indem Sie die Krone neben dem Namen auswählen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, diesem Mitarbeiter im Prozess besondere Rechte und Aufgaben zu verleihen.
Hinweis: Ein Mitarbeiter kann mehreren Teams zugeordnet werden.
Um ein Team wieder zu entfernen, klicken Sie auf den Mülleimer in rechts unten.
Urlaubsvertretung
Nutzen Sie die Teams, um Urlaubsvertretungen einzusetzen, indem Sie Personen mit den gleichen Aufgaben in Teams gruppieren.
Eine weitere Option ist es, für jedes Mitglied, das eine Urlaubsvertretung hat, ein eigenes Team anzulegen. (z.B Mitarbeiter Max Mustermann bekommt ein eigenes Team “Max Mustermann").
Hier fügen Sie standardmäßig nur den jeweiligen Mitarbeiter hinzu. In diesem Beispiel ist nur Max Mustermann in seinem Team. Sobald der Mitarbeiter in den Urlaub geht, fügen Sie seine Urlaubsvertretung in das Team des Mitarbeiters hinzu. Dadurch bekommt die Person, die die Urlaubsvertretung für Max Mustermann übernimmt, die gleichen Rechte wie Max Mustermann.
Wichtig! Entfernen Sie Max Mustermann während seinem Urlaub nicht aus seinem Team, damit er trotzdem die Sichtbarkeit für alle in seiner Abwesenheit getätigten Vorgänge behält und bei Rückkehr wieder direkt übernehmen kann.
Am Ende des Urlaubs entfernen Sie die Urlaubsvertretung wieder aus dem Team. Die von ihr bearbeitenden Vorgänge kann sie weiterhin sehen, alle neuen Vorgänge für Max Mustermann nicht mehr.
Dieses Vorgehen kann natürlich für jede Art von Vertretung genutzt werden (Krankheit etc.).
API
Sie können den API Key nutzen, um Flowers an andere Anwendungen anzubinden, zu denen wir keine direkte Schnittstelle haben. z.B Zapier oder Webhooks.
Durch das Klicken auf “API Key anzeigen” wird der API Key sichtbar und Sie können ihn dort direkt kopieren.
Statistik
In der Statistik haben Sie einen Überblick über alles, was bereits in Ihrem Account passiert ist, z.B. wie viele Vorgänge und Prozesse Sie bereits erstellt haben und wie viele Nutzer in Ihrem Account registriert sind, sowie Ihren bereits genutzten Speicher.