In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Automatisierungen anlegen können.
Automatisierung erstellen
Begeben Sie sich in den Prozesseditor.
Klicken Sie auf das Roboter-Symbol des jeweiligen Prozessschrittes, für den Sie eine Automatisierung hinterlegen wollen. Fügen Sie eine neue Automatisierung hinzu und wählen Sie "Aufgaben automatisieren aus".
Geben Sie einen beliebigen Namen für die Automatisierung ein.
Entscheiden Sie zwischen zwei Arten von Auslösern:
Bei Abschluss dieses Prozessschrittes oder Bei einer Eingabe in (...)
Hier können Sie einen oder auch mehrere beliebige Aufgabenwerte aus dem Prozessschritt wählen.
Sollte die Automatisierung nur unter bestimmten Bedingungen ausgelöst werden, kann man diese in Bedingungen einstellen. Hier kann man jede Aufgabenwerte aus dem ausgewählten, oder vorherigen Prozessschritten auswählen, sowie durch eine und/oder-Logik verbinden.
Jede Automatisierung kann beliebig viele Bedingungen haben.
Aktionen
Verantwortlichkeiten
Mit dieser Option können Sie die Verantwortlichkeiten nach Belieben automatisiert setzen.
1. Wählen Sie den gewünschten Prozessschritt, in dem die Verantwortlichkeit gesetzt werden soll
2. Wählen Sie das gewünschte Team oder den gewünschten Nutzer aus (multiple Auswahl möglich)
3. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Falls die gleiche Aktion für einen anderen Prozessschritt gelten soll, fügen Sie eine weitere Aktion durch den Button "Aktion hinzufügen" hinzu, in der ein weiterer Prozessschritt ausgewählt werden kann.
Ist der Auslöser ein Kontaktfeld, so können Sie auch den "Inhalt der auslösenden Aufgabe", als gewünschten Aufgabenwert auswählen.
Aufgaben
Mit dieser Option können Sie gewünschte Aufgabenwerte, in Abhängigkeit der auslösenden Aufgabe bestimmen.
Wählen Sie ein beliebiges Aufgabenfeld aus und falls die Werte kompatibel sind, den Inhalt der auslösenden Aufgaben nutzen oder Werte bedingt durch die Aufgabeninhalte einsetzen.
Abhängig von der Zielaufgabe, können sich hierfür verschiedene Optionen ergeben. Nummernfelder können zum Beispiel addiert oder subtrahiert werden.
Aufgaben ein-/ausblenden
Die Ein-/Ausblenden-Aktion erlaubt es Ihnen, bestimmte Aufgabenfelder ein- oder auszublenden.
Wählen Sie den gewünschten Prozessschritt aus, und setzen Sie einen Hacken bei jedem Aufgabenfeld, welches Sie anzeigen oder ausblenden wollen.
Hier empfiehlt es sich auch die Sonst-Aktion als Gegenpart zu der Aktion zu verwenden. Damit können Sie, falls Sie eine falsche Eingabe getätigt haben, die Aktion wieder revidieren.
Wählen Sie dafür bei der Sonst-Aktion die gleichen Werte wie in der Aktion aus und wählen Sie die andere Sichtbarkeit aus.
Frist
Mit dieser Option können Sie bei einem beliebigen Prozessschritt eine Frist setzen.
Wenn der Auslöser ein Datumsfeld ist, dann bieten sich Ihnen folgende Optionen:
Sollte das Datum aus dem Aufgabenfeld auch die Frist sein, können Sie die Option "Gleich wie auslösende Aufgabe" wählen.
Ansonsten können Sie die Frist beliebig und in Abhängigkeit des Auslösers ansetzen (auf die Minute genau).
HTTP
Die HTTP-Option bietet Ihnen die Möglichkeit Webhooks an einen Prozessschritt anzubinden.
More Infos to come.
Sonst-Aktionen
Zu jeder Aktion, kann auch eine Sonst-Aktion hinzugefügt werden.
Das hat zur Folge, dass alles was nicht der Auslöser und die Bedingung der Automatisierung ist, die Sonst-Aktion als Ziel wählt.
Siehe ein-/ausblende Automatisierung