Der Arbeitsbereich, der sich auf der rechten Seite befindet, ist zentral für die Bearbeitung von Prozessschritten.
Aufgabenleiste & Aufgabenformular (3 Striche mit Haken)
Die Aufgabenleiste unterstützt Sie bei der strukturierten Bearbeitung. Alle Aufgaben-Felder, die für den Abschluss eines Prozessschrittes ausgefüllt werden müssen, sind hier sichtbar.
Diese Felder werden entweder automatisch durch unsere Belegerkennung (“OCR”) oder von Ihnen manuell ausgefüllt. Hierbei differenzieren wir zwischen Pflichtfeldern und freiwilligen Feldern. Die Pflichtfelder werden hierbei mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Prozessschritt abschließen
Damit Sie Ihren Prozessschritt abschließen können, müssen Sie alle Pflichtaufgaben bearbeiten.
Mithilfe des Fortschrittsbalkens sehen Sie, wie sich mit der sukzessiven Abarbeitung der Pflichtaufgaben der Balken den 100% nähert. Wenn alle Aufgaben bearbeitet worden sind, kann der Prozessschritt abgeschlossen werden.
Dokumentenliste (Büroklammer)
Die Dokumentenliste bietet eine umfassende Übersicht über die im Vorgang hochgeladenen Dokumente.
Sie können die Dokumente in dieser Leiste einsehen, manuell herunterladen oder löschen, zusammenführen und in eine PDF umwandeln.
Die Sortierung der Dokumente erfolgt alphabetisch, durch Umbenennung der Dateinamen können Sie die Reihenfolge in der Dokumentvorschau bestimmen:
Zusätzlich sehen Sie hier, in welchem Prozessschritt die einzelnen Dokumente abgelegt sind, und können diesen bei Bedarf anpassen.
Die korrekte Zuordnung des Prozessschritts ist essenziell, insbesondere für Automatisierungen, bei denen ein Dokument eingebunden wird (zum Beispiel bei der Protokollerstellung, dem DATEV Export oder dem Versand von E-Mails mit Anhang). Automatisierungen greifen immer auf Dokumente im definierten Prozessschritt zu. Gibt es dort keine zugeordneten Dateien, funktionieren die jeweiligen Automatisierungen nicht.
Das Dokumentenformat ".doc" kann auf diese Weise nicht in eine PDF umgewandelt werden.
Zuständigkeit (Person +)
In der Zuständigkeit-Leiste finden Sie alle relevanten Informationen zur Zuständigkeit für den aktuellen Prozessschritt und des gesamten Vorgangs.
Neben der Sichtbarkeit der zuständigen Personen/Teams, können Sie Nutzer manuell hinzufügen oder entfernen und mögliche externe Nutzer ohne Flowers-Profil durch Eingabe der E-Mail Adresse hinzufügen.
Die Berechtigung der Zuständigkeitsänderung können Sie im Prozesseditor unter “weitere Informationen” einstellen (über die drei schwarzen Punkte oben links).
E-Mail (Brief)
In der E-Mail-Leiste sehen Sie den ursprünglichen Absender der E-Mail, der den Vorgang automatisch angestoßen hat. Bei manueller Erstellung des Vorgangs liegen hier keine Informationen vor.
Anmerkungen (Sprechblase mit +)
In der Leiste der Anmerkungen können Sie interne Anmerkungen zu Ihrem Vorgang erstellen und Anmerkungen von Ihren Kolleg:innen sehen.