DATEV-Export

Hier finden Sie eine Video-Erklärung. 

Datev Export

In der Navigationsleiste finden Sie das Feld "Exportieren". Dort können Sie dann den Datev Export mit Splitbuchungen auswählen.

Mithilfe des DATEV-Exports bekommen Sie sowohl eine csv-Datei als auch einen zip-Ordner, der xml-Dateien und PDF-Dokumente der exportierten Rechnungen enthält. 

Die zip-Datei wird über den DATEV Belegtransfer in Unternehmen Online geladen. Die csv-Datei kann in Kanzlei Rechnungswesen per Stapelverarbeitung importiert werden. Die Verknüpfung von Buchung zu Beleg erfolgt automatisch über die in den Dateien enthalten Beleg-IDs.

Der DATEV-Export kann auch für andere Systeme (z.B. Lexware) genutzt werden. 

Export konfigurieren

1. Exporttyp

Sie können zwischen zwei verschiedenen Exporttypen wählen. 

1. Rechnungswesen (Buchungen) & Unternehmen Online (Belege)

--> Hier werden zwei Dateien generiert. Eine zip-Datei, welche die Belege enthält und eine csv-Datei, welche die Buchungssätze beinhaltet.

2. Unternehmen Online (Belege und Beleginformationen

--> Hier wird eine zip-Datei erstellt. Diese enthält die pdf-Dateien und die jeweiligen XMLs für die Buchungen. 

2. Quelle 

Wählen Sie zuerst den Prozess aus, aus welchem Rechnungen exportiert werden sollen. Wenn Sie unsere Buchungsautomatisierung nutzen ist dies der Prozess 89-Buchung ausführen. 

Als nächstes wählen Sie die Dokumentenquelle. Dies bezeichnet den Prozessschritt, in dem das Dokument abgelegt ist, das exportiert werden soll.

• Wählen Sie dafür den Prozessschritt aus, in dem sich die Originalrechnung befindet (z. B. Rechnungseingang).

• Möchten Sie die Rechnung mit einem angehängten Aktivitätenprotokoll exportieren, wählen Sie stattdessen den Prozessschritt, in dem dieses Protokoll erstellt wurde.

• In der Buchungsautomatisierung ist das der Prozessschritt Buchungs-Typ. 
• Falls Sie sich unsicher sind, wo die Dateien liegen, können Sie über das Icon mit der Büroklammer bei einem abgeschlossenen Vorgang nachsehen:
  
  

Sollte Ihr Prozess mehrere DATEV-Mandanten beinhalten, muss pro Mandant ein Export gezogen werden.

3. Filter

Nun haben Sie die Möglichkeit, nach einem Datum zu filtern. Dies kann entweder das Datum des Abschlusses des Vorgangs oder ein beliebiges Datum aus dem ausgewählten Prozess sein (das Datum muss als Aufgabe im Prozess hinterlegt sein).

Wir empfehlen, das "Workflow end date". Falls Belege verspätet in Flowers hochgeladen werden, ist hiermit sichergestellt, dass diese dennoch im Export dabei sind, da die finale Freigabe entsprechend auch stattgefunden hat. 

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Vorgänge anhand von Aufgabenwerten zu filtern. Zum Beispiel können Sie nur die Vorgänge exportieren, die einer bestimmten Unterfirma zugeordnet sind. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Exporte gezielt für einzelne Gesellschaften oder Unternehmensbereiche erstellen möchten.

4. Header

Geben Sie nun Ihre DATEV Header-Daten ein.

5. Buchungs- & Rechnungsdaten

Um einen Export ziehen zu können, müssen mindestens die folgenden vier Felder in Ihrem Prozess als Aufgabe hinterlegt und im Export ausgewählt sein:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag
• Gegenkonto

Wenn Sie ein '@'-Zeichen eingeben, erscheinen die Aufgaben Ihres Prozesses. Ordnen Sie die Aufgaben entsprechend zu. 

Um nach einer Aufgabe zu suchen, tippen Sie den Namen der Aufgabe ein

Sobald diese vier Felder ausgewählt sind, haben Sie die Möglichkeit über “+ Neue Zeile hinzufügen” weitere Daten im Export mitzugeben. Dies sind die Folgenden:

• Konto
• Kostenstelle 1
• Kostenstelle 2
• KOST-Datum
• WKZ Umsatz / Währung
• BU-Schlüssel
• Buchungstext
• Lieferantenname
• IBAN
• Skonto
• Interne Rechnungsnummer
• Lastschrift / Überweisung erstellen
• Steuersatz
• Kredit / Debit Indikator
• Belegfeld 2
• Leistungsdatum
• Zusatzinformation – Art 1...Zusatzinformation – Art 20
• Zusatzinformation – Inhalt 1...Zusatzinformation – Inhalt 20
• Kurs
• Basisumsatz
• WKZ Basisumsatz
• Beleginfo - Art 1...Beleginfo - Art 8
• Beleginfo - Inhalt 1...Beleginfo - Inhalt 8
• Datum Zuord. Steuerperiode

Sie können beim DATEV-Export gezielt auf einzelne Objekt-Connect-Charakteristiken verweisen – für mehr Präzision und Flexibilität.

Falls bestimmte Aufgaben als Object-Connect Aufgaben hinterlegt sind, erscheint dahinter ein Zahnrad-Symbol (   ). Wenn Sie hierauf klicken, können Sie auswählen, welche der angegebenen Charakteristiken exportiert werden soll: 

In diesem Beispiel könnten Sie auswählen, ob Sie nur die Kontonummer, den Kontonamen oder beide Charakteristiken im Export angezeigt haben möchten. 

Exportfelder können flexibel befüllt werden – Sie sind nicht auf eine einzelne Aufgabenreferenz beschränkt.

Folgende Optionen sind möglich:

• Mehrere Aufgaben referenzieren

• Statischen Text eingeben

• Aufgabenreferenz und statischen Text kombinieren

Sobald Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts auf “Exportieren”, sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben. Daraufhin werden Sie zurück auf Ihr Export-Menü geführt. Dort sehen Sie dann auf der rechten Seite die entsprechende Datei bzw. Dateien, die Sie dann herunterladen können.

Unternehmen Online (Belege und Beleginformationen):

Rechnungswesen (Buchungen) & Unternehmen Online (Belege)

Laden Sie die heruntergeladenen Dateien anschließend in DATEV hoch.

Hier noch zwei hilfreiche Videos zu den DATEV-Import-Optionen:

• Für Import von Buchungssätzen & Belegbildern: Video-Link
• Für den Import von Buchungssätzen: Video-Link

Upload in andere Buchhaltungssysteme:

Lexware

Hier ein hilfreiches Video wie Buchungsdaten im DATEV-Format in das Lexware-Buchhaltungsprogramm importiert werden kann.