Mit Hilfe des DATEV-Exports bekommen Sie sowohl eine csv. Datei als auch einen zip. Ordner, der xml. Dateien und PDF Dokumente der exportierten Rechnungen enthält.
Die zip-Datei können Sie direkt in Kanzlei Rechnungswesen hochladen, um die Belege inklusive Buchungsdaten in DATEV zu übergeben. Die csv-Datei laden Sie in DATEV Unternehmen Online hoch.
Wählen Sie zuerst den Prozess aus, aus welchem Rechnungen exportiert werden sollen.
Wählen Sie nun die Quelle des Dokuments, welches exportiert werden soll. Selektieren Sie den ersten Prozessschritt (z.B. Rechnungseingang) für die originale Rechnung. Sollten Sie die Rechnung mit einem angehängten Aktivitäten Protokoll exportieren wollen, wählen Sie den Prozessschritt, in dem dieses erstellt wird.
Sollte Ihr Prozess mehrere DATEV Mandanten beinhalten, muss pro Mandant ein Export gezogen werden.
Nun haben Sie die Möglichkeit, nach einem Datum zu filtern. Dies kann entweder das Datum des Abschlusses des Vorgangs oder ein beliebiges Datum aus dem ausgewählten Prozess sein (das Datum muss als Aufgabe im Prozess hinterlegt sein).
Geben Sie nun Ihre DATEV Header Daten ein.
Um einen Export ziehen zu können, müssen mindestens die folgenden vier Felder in Ihrem Prozess, als Aufgabe, hinterlegt, und im Export ausgewählt sein:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Gegenkonto
Sobald diese vier Felder ausgewählt sind, haben Sie die Möglichkeit über “+ Neue Zeile hinzufügen” weitere Daten im Export mitzugeben. Dies sind die Folgenden:
- Konto
- Kostenstelle 1
- Kostenstelle 2
- KOST-Datum
- WKZ Umsatz / Währung
- BU-Schlüssel
- Buchungstext
- Lieferantenname
- IBAN
- Skonto
- Interne Rechnungsnummer
- Lastschrift / Überweisung erstellen
- Steuersatz
Über den Riegel “Festschreibung” über den Header-Daten können Sie Ihre Export-Vorlage speichern. So müssen Sie lediglich beim nächsten Export denselben Prozess wählen, und die von Ihnen ausgewählten Daten werden in den Feldern vorgefüllt.
Klicken Sie auf “Exportieren”, sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben. Daraufhin werden Sie zurück auf Ihr Export-Menü geführt. Dort sehen Sie dann auf der rechten Seite die .csv und .zip Dateien, die Sie herunterladen können.
Laden Sie die heruntergeladenen Dateien anschließend in DATEV hoch.
Sie können den DATEV Export auch für andere Zwecke verwenden. Wenn Sie zum Beispiel bestimmte PDFs herunterladen wollen oder die heruntergeladenen Dateien für den Upload in andere Systeme nutzen wollen. Viele Buchhaltungssysteme akzeptieren das DATEV Format.