Mithilfe des DATEV-Exports bekommen Sie sowohl eine csv-Datei als auch einen zip-Ordner, der xml-Dateien und PDF-Dokumente der exportierten Rechnungen enthält.
Die zip-Datei wird über den DATEV Belegtransfer in Unternehmen Online geladen. Die csv-Datei kann in Kanzlei Rechnungswesen per Stapelverarbeitung importiert werden. Die Verknüpfung von Buchung zu Beleg erfolgt automatisch über die in den Dateien enthalten Beleg-IDs.
Wählen Sie zuerst den Prozess aus, aus welchem Rechnungen exportiert werden sollen.
Wählen Sie nun die Quelle des Dokuments, welches exportiert werden soll. Selektieren Sie den ersten Prozessschritt (z.B. Rechnungseingang) für die originale Rechnung. Sollten Sie die Rechnung mit einem angehängten Aktivitäten Protokoll exportieren wollen, wählen Sie den Prozessschritt, in dem dieses erstellt wird.
Sollte Ihr Prozess mehrere DATEV-Mandanten beinhalten, muss pro Mandant ein Export gezogen werden.
Nun haben Sie die Möglichkeit, nach einem Datum zu filtern. Dies kann entweder das Datum des Abschlusses des Vorgangs oder ein beliebiges Datum aus dem ausgewählten Prozess sein (das Datum muss als Aufgabe im Prozess hinterlegt sein).
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Vorgänge anhand von Aufgabenwerten zu filtern. Zum Beispiel können Sie nur die Vorgänge exportieren, die einer bestimmten Unterfirma zugeordnet sind. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Exporte gezielt für einzelne Gesellschaften oder Unternehmensbereiche erstellen möchten.
Geben Sie nun Ihre DATEV Header-Daten ein.
Um einen Export ziehen zu können, müssen mindestens die folgenden vier Felder in Ihrem Prozess als Aufgabe hinterlegt und im Export ausgewählt sein:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Rechnungsbetrag
- Gegenkonto
Sobald diese vier Felder ausgewählt sind, haben Sie die Möglichkeit über “+ Neue Zeile hinzufügen” weitere Daten im Export mitzugeben. Dies sind die Folgenden:
- Konto
- Kostenstelle 1
- Kostenstelle 2
- KOST-Datum
- WKZ Umsatz / Währung
- BU-Schlüssel
- Buchungstext
- Lieferantenname
- IBAN
- Skonto
- Interne Rechnungsnummer
- Lastschrift / Überweisung erstellen
- Steuersatz
Geben Sie einfach ein @ in das Eingabefeld ein – es öffnet sich eine Liste der verfügbaren Aufgaben, aus der Sie bequem auswählen können.
Um nach einer Aufgabe zu suchen, tippen Sie den Namen der Aufgabe ein
Sie können beim DATEV-Export gezielt auf einzelne Objekt-Connect-Charakteristiken verweisen – für mehr Präzision und Flexibilität.
So funktioniert’s:
- Wählen Sie die gewünschte Objekt-Connect-Aufgabe in Ihrer Konfiguration.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (⚙️).
- Im geöffneten Menü können Sie:
- eine spezifische Charakteristik auswählen (eine pro Liste), oder
- per Klick alle angezeigten Charakteristiken übernehmen.per Klick alle angezeigten Charakteristiken übernehmen.
Exportfelder können flexibel befüllt werden – Sie sind nicht auf eine einzelne Aufgabenreferenz beschränkt.
Folgende Optionen sind möglich:
- Mehrere Aufgaben referenzieren
- Statischen Text eingeben
- Aufgabenreferenz und statischen Text kombinieren
Über den Riegel “Festschreibung” über den Header-Daten können Sie Ihre Export-Vorlage speichern. So müssen Sie lediglich beim nächsten Export denselben Prozess wählen und die von Ihnen ausgewählten Daten werden in den Feldern vorgefüllt.
Klicken Sie auf “Exportieren”, sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben. Daraufhin werden Sie zurück auf Ihr Export-Menü geführt. Dort sehen Sie dann auf der rechten Seite die csv- und zip-Dateien, die Sie herunterladen können.
Laden Sie die heruntergeladenen Dateien anschließend in DATEV hoch.
Sie können den DATEV-Export auch für andere Zwecke verwenden, zum Beispiel wenn Sie bestimmte PDFs herunterladen oder die heruntergeladenen Dateien für den Upload in andere Systeme nutzen wollen. Viele Buchhaltungssysteme akzeptieren das DATEV-Format.
Hier noch zwei hilfreiche Videos zu den DATEV-Import-Optionen:
- Für Import von Buchungssätzen & Belegbildern: Video-Link
- Für den Import von Buchungssätzen: Video-Link
Upload in andere Buchhaltungssysteme:
Lexware