Flowers mit DATEV verbinden

Wer das einrichtet: Ein Administrator in Flowers

Dauer: Etwa 15 Minuten

Außerdem nötig: Ein DATEV-Zugang und vier Angaben Ihres Steuerberaters

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass diese vier Dinge vorbereitet sind.

Administratorrechte in Flowers
Die Seite Integrationen öffnet sich nur für Administratoren. Falls Sie sie nicht sehen, wenden Sie sich an eine Kollegin oder einen Kollegen mit Administratorrechten.
DATEV Buchungsdatenservice, gebucht und eingerichtet
Über diesen Service nimmt DATEV Ihre Daten entgegen. Ob er aktiv ist, weiß Ihr Steuerberater oder Ihr DATEV-Administrator. Die Einrichtung beschreibt DATEV in einer eigenen Anleitung.
Ein eigener DATEV-Zugang, SmartLogin oder SmartCard
Sie melden sich während der Einrichtung selbst bei DATEV an. Dieser Zugang braucht die Berechtigung für den Mandanten, den Sie verbinden möchten. Fehlt sie, lässt sich die Gesellschaft später nicht auswählen.
Vier Angaben Ihres Steuerberaters
Kontorahmen (SKR 03, 04, 14, 42, 45 oder 51), Länge der Kontonummern, Beginn des Wirtschaftsjahres und die Frage, ob Buchungen bei der Übertragung festgeschrieben werden sollen. Dazu kommt die ID einer Branchenlösung, falls Ihr Berater eine verwendet.

Die Verbindung einrichten

1. DATEV-Integration öffnen

Gehen Sie in Flowers auf Integrationen, suchen Sie die DATEV-Karte und klicken Sie auf Verbindung verwalten.

2. Neue Verbindung anlegen

Sie sehen Ihre bestehenden DATEV-Verbindungen. Beim ersten Mal steht dort Noch keine DATEV-Verbindung. Klicken Sie unten auf Neue DATEV-Verbindung hinzufügen.

3. Service auswählen und bei DATEV anmelden

Setzen Sie unter Service auswählen das Häkchen bei DATEV Buchungsdatenservice und klicken Sie auf Bei DATEV anmelden.

DATEV öffnet sich in einem neuen Tab. Melden Sie sich dort mit SmartLogin oder SmartCard an und wechseln Sie zurück zu Flowers. Dort läuft die Anzeige Verbindung zu DATEV wird hergestellt, bis DATEV Sie bestätigt hat.

FLOWERS-TAB OFFEN LASSEN
Flowers wartet im Hintergrund auf die Antwort von DATEV. Wenn Sie den Tab schließen oder neu laden, bricht die Einrichtung ab und Sie beginnen wieder bei Schritt 2.

4. Gesellschaft auswählen

Flowers listet nun die Gesellschaften auf, auf die Ihr DATEV-Zugang zugreifen darf, jeweils mit Berater- und Mandantennummer, damit sich ähnliche Namen unterscheiden lassen. Wählen Sie eine unter Gesellschaftsnamen auswählen und klicken Sie auf Verbindung abschließen.

DATEV öffnet sich ein zweites Mal, diesmal zur Freigabe der Datenübergabe an Flowers. Bestätigen Sie dort und kehren Sie zurück. Die Verbindung entsteht ausschließlich für diese eine Gesellschaft.

AUSGEGRAUTE GESELLSCHAFTEN
Eine Gesellschaft, die Sie nicht auswählen können, ist entweder schon mit Flowers verbunden, oder Ihrem DATEV-Zugang fehlt die Berechtigung dafür.

5. Erfolg bestätigen

Es erscheint Verbindung erfolgreich mit dem Namen der Gesellschaft. Die Verbindung besteht damit, überträgt aber erst dann etwas an DATEV, wenn der nächste Schritt erledigt ist. Klicken Sie auf Header-Daten konfigurieren.

6. Header-Daten eintragen

Das sind die buchhalterischen Angaben, die DATEV bei jeder Übertragung braucht. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater, statt zu schätzen. Falsche Werte führen dazu, dass Buchungen an der falschen Stelle landen.

Kontorahmen (SKR) Pflichtfeld Der Kontorahmen Ihres Unternehmens: SKR 03, 04, 14, 42, 45 oder 51.	Länge der Kontonummern Pflichtfeld Wie viele Stellen Ihre Sachkonten haben, zwischen 4 und 9. Der Wert muss zu dem passen, was DATEV für diesen Mandanten erwartet.
Wirtschaftsjahresbeginn Pflichtfeld Der erste Tag des laufenden Wirtschaftsjahres im Format TT.MM.JJJJ.	Festschreibung Aktiviert markiert übertragene Buchungen in DATEV als endgültig. Sie lassen sich dort danach nicht mehr ändern.
ID der Branchenlösung Optional.	Gesellschaft Pflichtfeld Die Gesellschaft in Flowers, zu der diese Verbindung gehört. Sie verknüpft den DATEV-Mandanten mit der richtigen Einheit in Ihrem Account.

Klicken Sie auf Speichern. Flowers kehrt zur Liste der Verbindungen zurück.

7. Verbindungskarte prüfen

Ihre Verbindung erscheint jetzt als Karte: mit dem Namen der Gesellschaft, der Angabe, wer sie autorisiert hat, Berater- und Mandantennummer, dem verbundenen Service und dem grünen Hinweis Verbindung aktiv. Notieren Sie sich das Datum hinter Token läuft ab. Dann endet die Autorisierung durch DATEV.

ROTER HINWEIS ZU FEHLENDEN HEADER-DATEN
Meldet die Karte, dass Header-Daten fehlen, wurde Schritt 6 nicht gespeichert. Öffnen Sie das Menü der Karte, wählen Sie Header-Daten bearbeiten und vervollständigen Sie die Angaben. Bis dahin läuft kein Export zu DATEV.

MEHRERE GESELLSCHAFTEN?
Jede Verbindung gilt für genau eine DATEV-Gesellschaft, und Sie können beliebig viele anlegen. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6 für jede weitere Gesellschaft; Neue DATEV-Verbindung hinzufügen steht immer unten in der Liste. Alle Verbindungen stehen dort nebeneinander, jede mit eigenem Status, eigenen Nummern und eigenen Header-Daten. Jede Exportkonfiguration bezieht sich auf eine davon.

DATEV-Exportkonfiguration einrichten

Eine Exportkonfiguration legt fest, welche Daten an DATEV übertragen werden, was jede Übertragung enthält und wie oft sie läuft. Sie finden sie unter Exporte → DATEV-Konfiguration.

Die Seite listet Ihre Konfigurationen auf. Über Konfiguration hinzufügen legen Sie eine neue an. Das können nur Administratoren; für alle anderen ist die Schaltfläche deaktiviert. Eine Konfiguration, die Sie nicht mehr brauchen, entfernen Sie über Löschen im Menü der Karte. Flowers fragt vorher nach.

„ERFORDERLICHE LISTEN NICHT GEFUNDEN“
DATEV-Exporte setzen bestimmte Listen in Ihrem Account voraus. Meldet die Seite, dass sie fehlen, legen Sie sie nicht selbst an, sondern wenden sich an den Flowers-Support.

Name und Gesellschaft

Zwei Felder bestimmen, um welche Konfiguration es sich handelt:

Name Pflichtfeld	Klicken Sie oben in der Karte auf den Namen, um ihn zu ändern.
Gesellschaft Pflichtfeld	Die Gesellschaft, deren Daten exportiert werden. Damit steht auch fest, welche DATEV-Verbindung verwendet wird; eine Verbindung wählen Sie nicht getrennt aus. Hat die Gesellschaft keine Verbindung, bleibt die Übertragungsoption ausgegraut und die Konfiguration erzeugt lediglich eine Exportdatei.

Einstellungen

Diese Optionen bestimmen den Inhalt jedes Exports.

Automatisch an DATEV übertragen	Die Exportdateien gehen direkt an DATEV. Nur verfügbar, wenn die Gesellschaft eine Verbindung hat.
Stammdaten einbeziehen	Überträgt die Daten aus Ihrer Kreditoren- und Debitorenliste zusammen mit den Buchungsdaten.
Belegtyp einschließen	Ergänzt jeden Eintrag im Export um den Belegtyp.
Exportierte Buchungszeilen einbeziehen	Nimmt Buchungszeilen mit, die schon einmal exportiert wurden. Im laufenden Betrieb bleibt die Option aus, damit nichts doppelt gebucht wird. Einschalten, wenn Sie eine Übertragung bewusst wiederholen.

Filter

Ohne Filter exportiert eine Konfiguration alles, was für diese Gesellschaft infrage kommt. Über Neuen Filter hinzufügen grenzen Sie ein, welche Buchungsdaten enthalten sind, etwa eine Konfiguration für Eingangsrechnungen und eine weitere für eine bestimmte Kostenstelle. Die Felder, nach denen Sie filtern können, stammen aus Ihren DATEV-Listen, und mehrere Bedingungen lassen sich kombinieren.

Exportplan

Mit Geplanten Export einrichten laufen die Exporte von selbst. Zwei Angaben gehören dazu:

Intervall Pflichtfeld	`Täglich`, `Wöchentlich` oder `Monatlich`. Richten Sie sich danach, wie Ihre Buchhaltung tatsächlich arbeitet: monatlich für den Monatsabschluss, täglich, wenn Ihr Steuerberater einen laufenden Zufluss möchte.
Erster Export Pflichtfeld	Wann der erste Lauf stattfindet, im Format TT.MM.JJJJ – HH:mm. Alle weiteren folgen dem Intervall. Wählen Sie eine ruhige Uhrzeit.

Bleibt der Schalter aus, laufen Exporte nur, wenn Sie sie selbst starten. Klicken Sie auf Speichern, sobald die Konfiguration vollständig ist.

Export starten

Jede Konfigurationskarte hat ihre eigene Schaltfläche. Sie heißt Export & Übertragung, wenn eine DATEV-Verbindung hinterlegt ist, und Exportieren, wenn nicht. Während der Ausführung steht dort Export läuft… und sie lässt sich nicht erneut anklicken.

Ergebnis prüfen

Der Kopf der Karte zeigt, wie der letzte Lauf ausgegangen ist:

Zuletzt exportiert am: Datum und Uhrzeit
Alles ist durchgelaufen. In der Liste anzeigen zeigt, was enthalten war.
Export mit Fehlern abgeschlossen am: Datum und Uhrzeit
Ein Teil der Daten ist übertragen, ein Teil nicht. Über In der Liste anzeigen finden Sie die abgewiesenen Einträge. Korrigieren Sie sie und exportieren Sie erneut.
Export fehlgeschlagen am: Datum und Uhrzeit
Es wurde nichts übertragen. Prüfen Sie, ob die Verbindung noch aktiv und die Header-Daten vollständig sind, und starten Sie den Export erneut.

Die Verbindung pflegen

DATEV-Autorisierungen laufen ab. Die Verbindungskarte nennt das Ablaufdatum; danach stehen die Übertragungen still, bis ein Administrator die Verbindung erneut autorisiert. Das Datum gehört deshalb in eine Kalendererinnerung. Über Verwendete Verbindungen anzeigen auf der Karte öffnen Sie die DATEV-Übersicht aller Autorisierungen, die Ihr Unternehmen erteilt hat.

Mit Trennen im Menü der Karte beenden Sie eine Verbindung. Dabei werden auch die Exportkonfigurationen gelöscht, die darauf aufbauen. Flowers verlangt vorher eine Bestätigung.

⚠️Wenn etwas nicht funktioniert

„Bei der Verbindung zum DATEV-Service ist etwas schiefgelaufen“

Die Anmeldung wurde nicht abgeschlossen. Gehen Sie zurück zur Liste der Verbindungen und beginnen Sie erneut bei Schritt 3.

Ihre Gesellschaft steht überhaupt nicht in der Liste

Ihr DATEV-Zugang sieht sie nicht. Lassen Sie Ihren DATEV-Administrator oder Steuerberater den Zugang für diesen Mandanten freischalten und beginnen Sie erneut.

Die Gesellschaft steht in der Liste, lässt sich aber nicht anklicken

Sie ist bereits mit Flowers verbunden, oder Ihrem Zugang fehlt die Berechtigung dafür.

Auf der Karte steht „Verbindung inaktiv“

DATEV hat die Autorisierung zurückgezogen, oder sie ist abgelaufen. Richten Sie die Verbindung für dieselbe Gesellschaft noch einmal ein.

„Speichern“ bleibt bei den Header-Daten ausgegraut

Ein Pflichtfeld ist leer oder ungültig. Prüfen Sie Kontorahmen, Länge der Kontonummern, Wirtschaftsjahresbeginn und Gesellschaft.