Die Vorgangsübersicht in Flowers bietet Ihnen eine umfassende Kontrolle und Übersicht über alle Ihre Vorgänge. Mit dem Pfeil auf der linken Seite kann diese ein- & ausgeklappt werden.
Hier sind die Schlüsselfunktionen und Filtermöglichkeiten im Detail erklärt:
Suchfilter für Vorgänge
Nutzen Sie die Suchfilter, um gezielt nach Begriffen oder bestimmten Vorgängen zu suchen, um Ihre Übersicht zu optimieren.
1. Globale Suche:
Suchen Sie in der globalen Suche in der blauen Leiste in Ihrer kompletten Datenbank nach Begriffen oder Daten, um Vorgänge zu finden.
Diese Begriffe können sich entweder auf Ihrem Dokument befinden oder Werte sein, die Sie in einer der Aufgaben in den Aufgabenformularen hinterlegt haben.
2. Suche in Vorgangsname:
Suchen Sie durch das Klicken auf die Lupe in der Spalte “Vorgang” direkt nach bestimmten Vorgängen. Sie können Werte dynamisch im Prozesseditor unter “Standard Werte” hinterlegen.
Wir empfehlen bei der dynamischen Vorgangs-Benennung Datensätze zu wählen, die für Ihren internen Überblick am wichtigsten sind, z.B. Kreditor und Rechnungsdatum bei “Rechnungsfreigabe”.
3. Prozess Filterung
Wenn Sie in Flowers mehrere Prozesse angelegt haben, können Sie in der Vorgangsübersicht jederzeit nach Vorgängen in den jeweiligen Prozessen filtern. Dies können Sie entweder mithilfe der Lupe in “Prozess” in der Vorgangsübersicht auswählen oder Sie navigieren in die vertikale Prozessansicht und die linke Seite der Benutzeroberfläche und wählen Ihren Prozess aus.
4. Prozessschritt Filterung
In der Vorgangsübersicht gibt es auch jederzeit die Möglichkeit, die Vorgänge anhand des Vorgangs- und Bearbeitungsstatus zu filtern. Hierbei können Sie den Prozessschritt in Verbindung mit dem Bearbeitungsstatus als Mehrfachauswahl filtern, um somit eine granularere Fortschrittsfilterung vorzunehmen.
5. Filter nach Fristen
In dieser Spalte sehen Sie die Frist des Prozessschrittes, indem sich der jeweilige Vorgang gerade befindet. Durch die farbliche Kennzeichnung sehen Sie auf einem Blick, ob die Frist noch nicht fällig, heute fäliig oder überfällig ist.
6. Verantwortlich
In dieser Spalte sehen Sie die Person, die gerade für den aktuellen Prozessschritt zuständig ist.
Sie können, neben der Bearbeitungsstatus-Filterung mit Prozessschritt, auch nach der/dem aktuell zuständigen Person/Team filtern.
Diese Anzeige aktualisiert sich mit dem Fortschritt und dem Status des Vorgangs.
7. Ersteller
In der Vorgangsübersicht können Sie auch nach dem Ersteller des Vorgangs filtern.
Wenn der Vorgang automatisch oder manuell mit einer E-Mail erstellt worden ist, wird der Ersteller als Flowers-Bot gekennzeichnet.
Wenn Sie oder Ihre Kolleg:innen den Vorgang manuell erstellen, wird Ihr Namenskürzel als Ersteller gekennzeichnet.
8. Referenznummer
Sie können in der Spalte “Referenznummer” nach Daten suchen.
Hier wird standardmäßig der Absender der E-Mail bei einer automatischen Vorgangserstellung hinterlegt.
Sie können Werte dynamisch im Prozesseditor unter “Standard Werte” hinterlegen.
Wir empfehlen bei der dynamischen Vorgangsbenennung Datensätze zu wählen, die für Ihren internen Überblick am wichtigsten sind, z.B. Rechnungsnummer bei “Rechnungsfreigabe”.
9. Erstellungsdatum
In der Vorgangsübersicht können Sie auch nach Vorgängen in einer Zeitspanne des Erstellungsdatums filtern.
Das ermöglicht Ihnen, alle Vorgänge in einem bestimmten Zeitfenster nach dem Eingangsdatum herauszusuchen.
10. Letztes Update
In der Vorgangsübersicht können Sie auch nach Vorgängen in einer Zeitspanne filtern, wann der Vorgang das letzte Mal aktualisiert/bearbeitet worden ist.
11. Einstellungen
Individualisieren Sie sich Ihre Vorgangsübersicht, indem Sie die Position der oben genannten Spalten verschieben oder durch Entfernen des Hakens gar ganz aus der Übersicht entfernen.
12. Filter für Fälligkeiten
Fällig
Bei der Aktivierung dieses Filters sehen Sie alle Vorgänge, die gemäß Ihrer Fristeinstellungen heute fällig sind
Überfällig
Bei der Aktivierung dieses Filters sehen Sie alle Vorgänge, die gemäß Ihrer Fristeinstellungen bereits überfällig sind und das Fälligkeitsdatum in Vergangenheit liegt
13. Filter für “meine Verantwortlichkeiten”
Bei der Aktivierung dieses Filters sehen Sie alle Vorgänge, die gerade aktiv Ihre Bearbeitung erwarten und in Ihrem Arbeitskorb liegen. Diese Filteroption ist nach dem Einloggen standardmäßig aktiv.
Daten exportieren
Sie können die Daten der gefilterten Vorgangsübersicht in einer CSV exportieren
Nutzer nachträglich hinzufügen
Über die drei Punkte können Nutzer im Nachgang zu dem bestehenden Vorgang hinzugefügt werden & anschließend als verantwortlich hinterlegt werden:
