Duplikaten-Check in einen Prozess einbauen

In vielen Prozessen ist es entscheidend, die Erstellung von doppelten Datensätzen zu
verhindern.
Flowers bietet automatische E-Mails, die auf Duplikate hinweisen.

Manchmal ist jedoch ein noch flexiblerer Duplikaten-Check, der den Vorgang blockiert,
kennzeichnet oder umleitet, sinnvoll. Am Beispiel eines Rechnungsfreigabeprozesses
zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solche Prüfung in Flowers einrichten können.

Ziel: Das System soll automatisch prüfen, ob eine eingegebene Rechnung möglicherweise
bereits im System vorhanden ist. Ein Duplikat wird identifiziert, wenn eine andere Rechnung
mit identischer Rechnungsnummer, identischem Rechnungsdatum und identischem
Bruttobetrag existiert.

1. Voraussetzungen: Was Sie benötigen

Um den Duplikats-Check zu implementieren, benötigen Sie eine zentrale Liste, die als
"Datenbank" dient, sowie spezifische Aufgaben (Felder) in Ihrem Prozess.

A. Stammdaten-Liste

Sie benötigen eine Liste, in der alle relevanten Datensätze gesammelt werden. In unserem
Beispiel ist dies die Liste "86 - Alle Posten". Diese Liste muss mindestens die folgenden
Charakteristiken enthalten, um sie für den Abgleich zu verwenden:

•  Nr. (Typ: Text)
• Datum (Typ: Datum)
• Betrag brutto (Typ: Zahl)

B. Benötigte Aufgaben im Prozess

Innerhalb Ihres Prozesses müssen Sie die folgenden Aufgaben (Felder) anlegen (Sie
können diese beliebig umbenennen:

•  Eingabefelder für den Benutzer:
  • Rechnungsnummer: Ein Textfeld zur Eingabe der Rechnungsnummer.
  • Rechnungsdatum: Ein Datumsfeld zur Eingabe des Rechnungsdatums.
  • Rechnungsbetrag brutto: Ein Zahlenfeld zur Eingabe des Bruttobetrags. 
• Felder für die Systemlogik (ausgeblendet anlegen):
  • Duplikate-Check: Eine Object Connect Aufgabe, das die Liste "86 - Alle 
    Posten" durchsucht. Es wird so konfiguriert, dass es nur Einträge findet, bei 
    denen Datum und Bruttobetrag mit der aktuellen Eingabe übereinstimmen. 
  • Duplikat-Text: Ein einfaches Textfeld, das standardmäßig (default) den 
    Wert "DUPLIKAT". Es wird nur angezeigt, wenn ein Duplikat gefunden wird.
  • Pot. Duplikat, trotzdem weiter im Prozess?: Ein Ja/Nein-Feld,
    das dem Benutzer die Möglichkeit gibt, die Warnung zu übergehen.

2. Die Automatisierungs-Logik einrichten

Die eigentliche Prüfung wird durch drei aufeinanderfolgende Automatisierungen gesteuert.

Schritt 1: Die Suche initiieren

Diese Automatisierung startet die Suche, sobald die relevanten Daten eingegeben wurden.

• Name: [Logik] Duplikats-Check [1] Übergabe-Versuch
• Auslöser: Eine Änderung in den Feldern Rechnungsnummer, Rechnungsdatum
  oder Rechnungsbetrag brutto.
• Bedingungen: Die Automatisierung wird nur ausgeführt, wenn alle drei Felder
  (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag brutto) ausgefüllt
  sind.
• Aktion: Aufgabenwert-Aktion: Der Wert aus dem Feld Rechnungsnummer wird in
  das Feld Duplikate-Check (die Object Connect Aufgabe) übertragen. Dies löst die
  konfigurierte Suche in der Liste "86 - Alle Posten" aus.
  
  

Schritt 2: Auf ein gefundenes Duplikat reagieren 

Wenn die Suche aus Schritt 1 ein Ergebnis liefert, greift diese Automatisierung.

• Name: [Logik] Duplikats-Check [2] Duplikat gefunden!
• Auslöser: Das Feld Duplikate-Check ändert seinen Wert (d. h., es wurde ein
  passender Datensatz gefunden).
• Bedingung: Das Feld Duplikate-Check ist nicht leer.
• Aktionen:
  1. Das Feld Duplikat-Text wird eingeblendet, um die Warnung anzuzeigen.
  2. Das Ja/Nein-Feld Pot. Duplikat, trotzdem weiter im Prozess?
  wird eingeblendet. Der Prozess kann nicht abgeschlossen werden, bevor hier
  eine Auswahl getroffen wird. 

Schritt 3: Die Fortsetzung des Prozesses ermöglichen

Diese Automatisierung reagiert auf die Entscheidung des Benutzers, die Warnung zu
ignorieren.