E-Mail Benachrichtigungseinstellungen
Unter Profil > Benachrichtigungen können Sie steuern, welche Benachrichtigungen Sie erhalten und in welcher Form. Es gibt drei Einstellungsbereiche:
- Benachrichtigungs-Typen: Welche Ereignisse lösen E-Mail-Benachrichtigungen aus?
- Benachrichtigungen bündeln: Wie häufig werden E-Mails versandt?
- Sprache: In welcher Sprache werden E-Mails verschickt?
Für E-Mails bestimmt die Bündelungs-Einstellung, ob sie sofort oder als Zusammenfassung versendet werden.
Benachrichtigungs-Typen
Die acht Benachrichtigungs-Typen gruppieren verschiedene Ereignisse. Wenn Sie einen Typ aktivieren, erhalten Sie alle darin enthaltenen Benachrichtigungen.
1. Administration
Benachrichtigungen über organisationsweite Änderungen an Benutzern und Teams.
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Benutzer aus Organisation entfernt | Admin: Benutzer "{userName}" ({userEmail}) wurde entfernt. | Alle Administratoren |
| Team erstellt | Admin: Team "{teamName}" erstellt. | Alle Administratoren |
| Team gelöscht | Admin: Team "{teamName}" gelöscht. | Alle Administratoren |
| Benutzer zu Team hinzugefügt | Benutzer "{userName}" zum Team "{teamName}" hinzugefügt. | Alle Administratoren + der hinzugefügte Benutzer |
| Benutzer aus Team entfernt | Admin: Benutzer "{userName}" aus dem Team "{teamName}" entfernt. | Alle Administratoren + der entfernte Benutzer |
"Alle Administratoren" bezeichnet die Mitglieder des Admin-Teams Ihrer Organisation.
Beim Entfernen eines Benutzers aus einem Team wird "Benutzer aus Team entfernt" gesendet. Wird der Benutzer jedoch aus dem "Alle Benutzer"-Team entfernt (also aus der Organisation), wird stattdessen "Benutzer aus Organisation entfernt" gesendet.
2. Prozessbesitzer
Benachrichtigungen über Änderungen an Prozessvorlagen: Wer wird als Prozessadministrator, Benutzer oder Team hinzugefügt oder entfernt?
Prozessadministrator-Änderungen
Diese Benachrichtigungen gehen nur an Prozessadministratoren.
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Prozessadministrator hinzugefügt | Prozess: "{editorUserName}" wurde soeben zum Prozess: "{flowName}" als Prozessadministrator hinzugefügt | Nur die Prozessadministratoren |
| Prozessadministrator entfernt | Prozess: "{editorUserName}" wurde soeben aus Prozess:"{flowName}" als Prozessadministrator entfernt. | Alle bisherigen + neuen Prozessadministratoren |
Benutzer- und Team-Änderungen
Diese Benachrichtigungen gehen an alle Prozessmitglieder (Admins + Benutzer + Team-Mitglieder).
| Ereignis | E-Mail-Betreff |
|---|---|
| Benutzer zu Prozess hinzugefügt | Prozess: Benutzer "{userName}" ({userEmail}) wurde zum Prozess "{flowName}" hinzugefügt. |
| Benutzer aus Prozess entfernt | Prozess: "{userName}" ({userEmail}) wurde aus dem Prozess "{flowName}" entfernt. |
| Team zu Prozess hinzugefügt | Prozess: Team "{teamName}" wurde zum Prozess "{flowName}" hinzugefügt. |
| Team aus Prozess entfernt | Prozess: Team "{teamName}" wurde aus dem Prozess "{flowName}" entfernt. |
Benachrichtigungen werden nur für tatsächlich neu hinzugefügte oder entfernte Einträge gesendet, nicht für unveränderte. Bei Entfernungen erhalten auch die bisherigen Mitglieder die Nachricht.
Automatisierungs-Fehler und Duplikat-Erkennung
Zusätzlich zu den oben genannten Änderungen an Prozessvorlagen steuert die Gruppe Prozessbesitzer auch folgende E-Mails:
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Automatisierung fehlgeschlagen | Automatisierung fehlgeschlagen | Prozessadministratoren mit aktivierter Gruppe "Prozessbesitzer" |
| Mögliches Duplikat erkannt | Mögliches Duplikat entdeckt | Prozessadministratoren mit aktivierter Gruppe "Prozessbesitzer" oder "Administration" |
Diese E-Mails werden immer sofort versendet, unabhängig von Ihrer Bündelungs-Einstellung. Pro fehlgeschlagener Automatisierung wird maximal eine E-Mail versendet.
3. Neue Vorgänge
Benachrichtigung, wenn ein neuer Vorgang erstellt wird.
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Neuer Vorgang erstellt | {Prozessname}: Neuer Vorgang "{Vorgangsname}" erstellt. | Alle Benutzer des Vorgangs (inkl. Mitglieder zugewiesener Teams) |
Wenn einem Vorgang Teams zugewiesen sind, werden deren Mitglieder einzeln aufgelöst. Jeder Benutzer erhält eine individuelle Benachrichtigung. Der Ersteller des Vorgangs wird in der E-Mail als handelnde Person genannt und erhält selbst keine Benachrichtigung (Selbst-Benachrichtigungen sind ausgeschlossen).
4. Abgeschlossene Vorgänge
Benachrichtigung, wenn ein Vorgang vollständig abgeschlossen wird (alle Prozessschritte erledigt).
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Vorgang abgeschlossen | {Prozessname}: Vorgang "{Vorgangsname}" abgeschlossen. | Alle Benutzer des Vorgangs (inkl. Mitglieder zugewiesener Teams) |
In der E-Mail wird der Ersteller des Vorgangs als handelnde Person genannt (nicht der Benutzer, der den letzten Schritt abgeschlossen hat). Der Ersteller erhält diese E-Mail selbst nicht, da Selbst-Benachrichtigungen ausgeschlossen sind.
5. Meine Verantwortlichkeiten
Benachrichtigungen, wenn ein Prozessschritt abgeschlossen wird und der nächste Schritt auf Sie wartet.
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Prozessschritt abgeschlossen, nächster Schritt wartet | Neue Aufgabe | Sie sind dran! |
Die E-Mail "Neue Aufgabe | Sie sind dran!" wird ausgelöst, wenn ein Prozessschritt abgeschlossen wird und ein nächster Schritt existiert. Sie informiert die Verantwortlichen des nächsten Schritts. In der E-Mail wird der Benutzer, der den vorherigen Schritt abgeschlossen hat, als handelnde Person genannt. Dieser erhält die E-Mail selbst nicht.
Wichtig: Der Verantwortliche des nächsten Schrittes muss VOR dem Abschließen zugewiesen werden. Wird er erst über “Bei Abschluss des Prozessschrittes” Automatisierungen des vorangehenden Schrittes festgelegt, erhält er keine Benachrichtigung.
6. Verantwortlichkeitsänderungen
Hinweis: Diese Gruppe löst aktuell keine E-Mail Benachrichtigungen aus. Die E-Mail-Checkbox in den Einstellungen hat für diese Gruppe derzeit keine Auswirkung.
7. Fristen
Benachrichtigungen über nahende oder überschrittene Fristen.
| Ereignis | E-Mail-Betreff | Empfänger |
|---|---|---|
| Vorgangs-Frist naht | Frist: Die Frist ({Datum}) des Vorgangs: "{Vorgangsname}" nähert sich. | Alle Benutzer des Vorgangs |
| Vorgangs-Frist überschritten | Frist überschritten: Die Frist ({Datum}) des Vorgangs: "{Vorgangsname}" wurde überschritten. | Alle Benutzer des Vorgangs |
| Prozessschritt-Frist naht | Frist: Die Frist ({Datum}) des Prozessschritts: "{Schrittname}" - Vorgang: "{Vorgangsname}" nähert sich. | Verantwortliche des Prozessschritts |
| Prozessschritt-Frist überschritten | Frist überschritten: Die Frist ({Datum}) des Prozessschritts "{Schrittname}" - Vorgang: "{Vorgangsname}" wurde überschritten. | Verantwortliche des Prozessschritts |
Fristen werden automatisch alle 2 Stunden geprüft.
- "Frist naht": Wird gesendet, wenn die Frist innerhalb der nächsten 48 Stunden liegt.
- "Frist überschritten": Wird gesendet, wenn die Frist bereits verstrichen ist.
- Bei Vorgangs-Fristen erhalten alle am Vorgang beteiligten Benutzer (inkl. Team-Mitglieder) die Nachricht.
- Bei Prozessschritt-Fristen erhalten nur die Verantwortlichen des betroffenen Schritts die Nachricht.
- Archivierte Vorgänge werden übersprungen.
8. Sonstige
Hinweis: Diese Gruppe löst aktuell keine E-Mail Benachrichtigungen aus. Die E-Mail-Checkbox in den Einstellungen hat für diese Gruppe derzeit keine Auswirkung.
Benachrichtigungen bündeln
Diese Einstellung steuert, wie E-Mail-Benachrichtigungen zugestellt werden. In-App-Benachrichtigungen erscheinen immer sofort, unabhängig von dieser Einstellung.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Sofort | Jede Benachrichtigung wird sofort als einzelne E-Mail versendet. |
| Tägliche Zusammenfassung (täglich um 8:00 Uhr) | Alle Benachrichtigungen werden gesammelt und einmal täglich als eine Zusammenfassungs-E-Mail versendet. |
| Wöchentliche Zusammenfassung (montags um 8:00 Uhr) | Alle Benachrichtigungen werden gesammelt und einmal wöchentlich als eine Zusammenfassungs-E-Mail versendet. |
Die Zusammenfassungs-E-Mail trägt den Betreff "Ihre tägliche/wöchentliche Zusammenfassung" und gruppiert die Benachrichtigungen nach denselben Kategorien wie die Benachrichtigungs-Typen.
Sprache
Die Spracheinstellung bestimmt, in welcher Sprache Ihre E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden:
- Deutsch
- Englisch/English
- Französisch/Français
Die Sprache betrifft sowohl Einzel-E-Mails als auch Zusammenfassungs-E-Mails.
E-Mails außerhalb der Benachrichtigungseinstellungen
Die folgenden E-Mails werden immer versendet und können nicht über die Profileinstellungen deaktiviert werden.
Export-E-Mails
| Betreff | Empfänger | |
|---|---|---|
| Datenexport abgeschlossen | EXPORT: Ihr Flowers Datenexport ist abgeschlossen. | Der Benutzer, der den Export gestartet hat |
| DATEV-Export abgeschlossen | EXPORT: Ihr Flowers DATEV Datenexport | Der Benutzer, der den Export gestartet hat |
| SESAM-Export abgeschlossen | EXPORT: Ihr Flowers Datenexport ist abgeschlossen. | Der Benutzer, der den Export gestartet hat |
Externe Benutzer
Wenn ein Prozessschritt mit einem externen Benutzer aktiv wird, erhält die externe E-Mail-Adresse eine Nachricht mit dem Betreff "Flowers Prozessschritt "..." zur Bearbeitung bereit". Diese wird pro externem Benutzer nur einmal versendet.
Sign8-Unterschriftsanfragen
Wenn ein Sign8-Signatur-Workflow gestartet wird, erhalten die Unterzeichner eine E-Mail mit dem Betreff "Dokument überprüfen und unterschreiben".
Automations-E-Mails (Aktion "E-Mail senden")
E-Mails, die durch die Automation "E-Mail senden" in einer Prozessvorlage ausgelöst werden. Betreff, Nachricht und Empfänger werden vollständig in der Automation konfiguriert. Diese E-Mails können Anhänge enthalten und unterstützen CC/BCC.
So funktioniert die Entscheidungslogik
Wenn ein Ereignis eintritt, prüft das System mehrere Bedingungen, bevor eine Benachrichtigung versendet wird:
- Keine Selbst-Benachrichtigung: Wenn Sie selbst die Aktion ausgelöst haben (z.B. einen Vorgang erstellt oder einen Benutzer hinzugefügt), erhalten Sie dafür keine Benachrichtigung. In der E-Mail an andere wird Ihr Name als handelnde Person genannt (z.B. "Max Mustermann hat einen neuen Vorgang erstellt"). Die E-Mail-Absenderadresse ist immer Flowers, nicht Ihre persönliche Adresse.
- Bündelung: Steht die Einstellung auf "Sofort", wird die E-Mail sofort versendet. Bei "Tägliche" oder "Wöchentliche Zusammenfassung" wird sie für die nächste Sammel-E-Mail vorgemerkt.
Wichtig: Die Einstellungen wirken pro Gruppe, nicht pro einzelnem Ereignis. Wenn Sie z.B. "Fristen" per E-Mail aktivieren, erhalten Sie alle vier Fristen-E-Mails (Vorgang naht, Vorgang überschritten, Prozessschritt naht, Prozessschritt überschritten). Es ist nicht möglich, einzelne Ereignisse innerhalb einer Gruppe separat zu steuern.