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E-Mails über die eigene Domain versenden

Standardmäßig versendet Flowers automatische E-Mails über die Adresse no-reply@flowers-software.com. Mit der neuen E-Mail-Integration können Sie stattdessen Ihre eigene Unternehmens-Domain hinterlegen und E-Mails aus Automatisierungen direkt von einer eigenen Absenderadresse verschicken, zum Beispiel von info@meinunternehmen.de.

Voraussetzung: Funktion freischalten lassen

Die E-Mail-Integration wird pro Kunde aktiviert. Solange sie für Ihr Konto nicht freigeschaltet ist, wird der Bereich E-Mail-Integration nicht angezeigt.

Wenn Sie die Funktion nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson bei Flowers oder an unser Support-Team. Wir schalten die Funktion für Ihr Konto frei. Das kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein, die wir Ihnen bei Anfrage gerne mitteilen.

Außerdem benötigen Sie:

  • eine eigene E-Mail-Domain (z. B. meinunternehmen.de),
  • Zugriff auf die DNS-Verwaltung dieser Domain (in der Regel bei Ihrem Domain- oder Hosting-Anbieter). Häufig übernimmt diesen Schritt Ihre IT-Abteilung.
Schritt 1: E-Mail-Integration öffnen
  1. Öffnen Sie als Admin im linken Menü den Bereich Integration.
  2. Klicken Sie in der Kachel E-Mail-Integration auf „E-Mail-Integrationen verwalten“.

Solange noch keine Domain hinterlegt ist, erscheint der Hinweis „Noch keine E-Mail-Konfiguration vorhanden.“

Schritt 2: Domain hinzufügen
  1. Klicken Sie unten rechts auf „E-Mail-Konfiguration hinzufügen“.
  2. Geben Sie Ihre Unternehmens-E-Mail-Domain ein, also nur den Domain-Teil ohne @ und ohne Postfachnamen (z. B. meinunternehmen.de).
  3. Klicken Sie auf „Konfiguration abschließen“.

Schritt 3: DNS-Einträge hinterlegen

Nach dem Anlegen zeigt Flowers Ihnen mehrere DNS-Einträge an (Typ CNAME mit jeweils einem Hostnamen und einem Wert). Über diese Einträge weist Flowers nach, dass Sie Eigentümer der Domain sind, und sorgt dafür, dass Ihre E-Mails korrekt signiert werden (DKIM).

  1. Kopieren Sie die angezeigten Einträge (Typ, Hostname und Wert).
  2. Tragen Sie sie unverändert in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain ein.
  3. Bestätigen Sie das Fenster mit „Fertig“.

Hinweis: Bis DNS-Änderungen bei Ihrem Anbieter aktiv werden, kann es je nach Anbieter einige Minuten bis zu mehreren Stunden dauern.

Schritt 4: Automatische Verifizierung abwarten

Flowers prüft regelmäßig im Hintergrund, ob die DNS-Einträge korrekt hinterlegt sind, und aktualisiert den Status der Domain automatisch:

  • Ausstehend – Die Domain wurde angelegt, die Verifizierung läuft noch („Verification in progress“). In diesem Zustand kann die Domain noch nicht zum Versand genutzt werden.
  • Verifiziert – Die DNS-Einträge wurden erkannt, die Domain ist einsatzbereit. Das Verifizierungsdatum wird angezeigt.
  • Fehlgeschlagen – Die Domain konnte nicht verifiziert werden.

Über „Neu laden“ können Sie den aktuellen Status jederzeit aktualisieren.

Wird eine Domain innerhalb von 5 Tagen nicht verifiziert (z. B. weil die DNS-Einträge fehlen oder fehlerhaft sind), wird sie als Fehlgeschlagen markiert. Prüfen Sie in diesem Fall Ihre DNS-Einträge und stoßen Sie die Verifizierung über das Menü (drei Punkte) am Eintrag erneut an. Auch danach erfolgt die Prüfung wieder automatisch im Hintergrund.

Schritt 5: Absenderadresse in der E-Mail-Automatisierung verwenden

Sobald mindestens eine Domain verifiziert ist, können Sie sie in E-Mail-Automatisierungen als Absender nutzen.

  1. Öffnen Sie die Automatisierung mit der Aktion „E-Mail senden“.
  2. Tragen Sie im Feld „Senden von“ die gewünschte Absenderadresse ein. Diese muss auf einer Ihrer verifizierten Domains liegen, z. B. info@meinunternehmen.de.
  3. Speichern Sie die Automatisierung.

Das Feld „Senden von“ ist nur auswählbar, wenn für Ihr Konto mindestens eine verifizierte Domain vorhanden ist.

Die Absenderadresse können Sie auf zwei Arten festlegen:

  • Fest eingeben: Sie tippen die Adresse direkt in das Feld ein.
  • Dynamisch über eine Aufgabenreferenz (FRI): Geben Sie @ ein, um den Wert aus einem Feld des Vorgangs zu übernehmen. So kann die Absenderadresse je nach Vorgang variieren.
Wichtige Hinweise

  • Nicht verfügbar für DATEV-E-Mails: Bei E-Mail-Aktionen, die an DATEV gerichtet sind, kann keine eigene Absenderdomain verwendet werden.
  • Nur verifizierte Domains funktionieren: Verwenden Sie in der Aktion eine Adresse einer noch nicht verifizierten Domain, schlägt der Versand mit der Meldung „Sender domain is not verified“ (SEND_EMAIL_ACTION_SENDER_DOMAIN_NOT_VERIFIED) fehl. Stellen Sie sicher, dass die Domain den Status Verifiziert hat und die Adresse exakt zu dieser Domain passt.
Noch Fragen?

Wenn die Verifizierung trotz korrekt hinterlegter DNS-Einträge nicht gelingt oder der Versand weiterhin fehlschlägt, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team. Wir unterstützen Sie gern bei der Einrichtung.