Was ist ein eindeutiger Schlüssel?
Ein eindeutiger Schlüssel besteht aus einer oder mehreren Charakteristiken, deren Kombination jedes Objekt in der Liste eindeutig identifiziert. Das System stellt sicher, dass keine zwei Objekte dieselben Werte in diesen Charakteristiken haben.
Beispiel: In einer Kreditoren-Liste kann die Kombination aus Gesellschaft und Kreditorennummer als eindeutiger Schlüssel dienen. Jeder Kreditor ist innerhalb einer Gesellschaft durch seine Kreditorennummer eindeutig bestimmt.
Schritt 1: Eindeutigen Schlüssel in der Liste anlegen
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Öffnen Sie die gewünschte Liste im Listen-Editor (Zahnrad-Symbol).
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Klicken Sie auf den Button Eindeutige Schlüssel.
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Wählen Sie eine oder mehrere Charakteristiken aus, die zusammen den eindeutigen Schlüssel bilden sollen.
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Bestätigen Sie mit Bestätigen und speichern Sie die Liste.
Beispiel: Kreditoren-Liste
Sie haben eine Liste "Kreditoren" mit folgenden Charakteristiken:
- Gesellschaft (Kurztext)
- Kreditorennummer (Kurztext)
- Name (Kurztext)
- IBAN (Kurztext)
- Zahlungsbedingung (Dropdown)
Als eindeutigen Schlüssel wählen Sie Gesellschaft und Kreditorennummer. Damit ist jeder Kreditor pro Gesellschaft eindeutig identifizierbar.
Schritt 2: CSV-Import mit Aktualisierung
Sobald ein eindeutiger Schlüssel definiert ist, können Sie beim CSV-Import bestehende Objekte aktualisieren:
- Öffnen Sie die Liste und starten Sie den CSV-Import.
- Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch und ordnen Sie die Spalten den Charakteristiken zu.
- Oben im Import-Dialog erscheint das Feld "Vorhandene Objekte aktualisieren anhand von" mit Ihrem definierten eindeutigen Schlüssel.
- Wählen Sie den gewünschten Schlüssel aus (z.B. "Gesellschaft, Kreditorennummer").
- Starten Sie den Import.
Was passiert beim Import?
Für jede Zeile in der CSV-Datei prüft das System:
- Treffer gefunden: Existiert bereits ein Objekt mit denselben Werten im eindeutigen Schlüssel? Dann werden die restlichen Felder dieses Objekts aktualisiert.
- Kein Treffer: Gibt es kein passendes Objekt? Dann wird ein neues Objekt erstellt.
Beispiel
Ihre Kreditoren-Liste enthält bereits:
| Gesellschaft | Kreditorennummer | Name | IBAN |
|---|---|---|---|
| DE01 | 70001 | Müller GmbH | DE89... |
| DE01 | 70002 | Schmidt AG | DE72... |
Sie importieren folgende CSV-Datei:
| Gesellschaft | Kreditorennummer | Name | IBAN |
|---|---|---|---|
| DE01 | 70001 | Müller GmbH | DE55... (neue IBAN) |
| DE01 | 70003 | Weber KG | DE41... |
Ergebnis:
- DE01 / 70001 (Müller GmbH): Bestehendes Objekt wird aktualisiert, die IBAN ändert sich zu DE55...
- DE01 / 70003 (Weber KG): Neues Objekt wird erstellt, da diese Kombination noch nicht existiert.
- DE01 / 70002 (Schmidt AG): Bleibt unverändert, da sie nicht in der CSV-Datei enthalten ist.
Hinweise
- Kein eindeutiger Schlüssel definiert? Der Import erstellt alle Zeilen als neue Objekte. Eine Warnung weist Sie darauf hin*.*
- Mehrere eindeutige Schlüssel: Sie können mehrere eindeutige Schlüssel pro Liste definieren (z.B. einen für die Kreditorennummer allein und einen für Gesellschaft + Kreditorennummer). Beim Import wählen Sie dann, welcher Schlüssel zum Abgleich verwendet werden soll.
- Zusammengesetzter Schlüssel: Ein eindeutiger Schlüssel kann aus beliebig vielen Charakteristiken bestehen. Das System prüft immer die Kombination aller Werte.
- Nicht im Import enthaltene Objekte bleiben unverändert. Der Import löscht keine bestehenden Objekte.