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E-Mail senden

Um eine Mail automatisiert zu versenden, nutzen Sie die Automatisierung E-Mail senden:

Im nächsten Schritt muss die E-Mail-Vorlage eingerichtet werden.

Empfänger Vorlage einrichten

Empfänger E-Mail

Hier können Sie entweder eine feste Mail-Adresse angeben oder mit dem '@'-Zeichen eine Aufgabe aus Ihrem Prozess auswählen, die die Empfänger-Adresse enthält.

Pro Empfänger muss eine Aktion in der Automatisierung angelegt werden. 

Name des Absenders

In diesem Feld legen Sie fest, welcher Name im Postfach des Empfängers als Absender erscheint. Die Angabe einer individuellen Absender-Mailadresse ist derzeit nicht möglich; sämtliche E-Mails werden automatisch von noreply@flowers-software.de verschickt.

Betreff

Hier können Sie den Betreff der Mail angeben. Auch hier können Sie einen statischen Text eingeben oder dynamische Werte, indem Sie Aufgaben mit dem '@' Zeichen verknüpfen:

Inhalt der Nachricht

Nun können Sie noch den Inhalt der Nachricht festlegen. Auch hier können Sie statischen & dynamischen Text miteinander verknüpfen.

Antwort an

Geben Sie hier an, wo Antworten hingesendet werden sollen.

Dokument anhängen

Zuletzt können Sie auswählen, ob Dokumente angehängt werden sollen.

Falls Sie Dokumente anhängen, müssen Sie noch auswählen, in welchem-/n Prozessschritt/-en diese gespeichert sind:

Wählen Sie nur einen Prozessschritt der mehrere Dokumente gespeichert, werden alle inkludiert, d.h. alle in einem Prozessschritt gespeicherten Dokumente werden automatisch an die E-Mail angehängt.
Sie können für jeden Prozessschritt mehrere E-Mail-Automatisierungen einrichten.

Benutzerdefinierte HTML-Vorlage

Sie möchten das E-Mail-Layout individuell gestalten? Kein Problem. Aktivieren Sie dafür den Toggle "E-Mail enthält eine benutzerdefinierte HTML-Vorlage":

Diese Funktion umfasst:

  • HTML-Code-Editor: Schreiben oder fügen Sie Ihren HTML-Template-Code direkt im Automatisierungs-Editor ein.

  • Vorschau: Vor dem Speichern können Sie eine Vorschau Ihrer E-Mail anzeigen lassen. So sehen Sie genau, wie die E-Mail beim Empfänger aussehen wird.

  • Template-Code kopieren: Mit der Kopierfunktion können Sie den HTML-Code einfach in die Zwischenablage übernehmen – praktisch für die Wiederverwendung in anderen Automatisierungen.

  • Platzhalter: Dynamische Workflow-Daten (z. B. Empfängername, Bestellnummer, Betrag) können als Platzhalter direkt in den HTML-Code eingebettet werden – genauso wie in regulären E-Mail-Aktionen.

Tipps für die Erstellung:

  • Wenn Sie ein einheitliches Branding wünschen, fügen Sie Header und Footer direkt in Ihren HTML-Code ein

  • Verwenden Sie Inline-CSS, da viele E-Mail-Clients externe Stylesheets nicht unterstützen

  • Testen Sie Ihr Template mit der Vorschau-Funktion, bevor Sie die Automatisierung aktivieren

  • Für responsive E-Mails empfiehlt sich eine maximale Breite von 600px

  • Nutzen Sie HTML-E-Mail-Editoren wie MJML, Stripo oder Bee Free, um Templates zu erstellen, und kopieren Sie den generierten Code in Flowers

 

💡 Häufige Fehlerquellen bei der DATEV-E-Mail-Weiterleitung und wie Sie diese beheben


Die E-Mail-Weiterleitung an DATEV ist eingerichtet, aber die E-Mail kommt nicht an, oder einzelne oder alle Belege fehlen in DATEV Unternehmen Online?

Nachfolgend haben wir die häufigsten Fehlerquellen beim DATEV-Export zusammengefasst und zeigen auf, wie Sie sie beheben können.

❌ Es kommen keine E-Mails bei DATEV an?

Fehlerquelle 1: Fehlende Freigabe der Absenderadresse

 Die Absenderadresse no-reply@flowers-software.com muss in DATEV Unternehmen Online hinterlegt und von Flowers bestätigt werden. Solange diese Bestätigung nicht erfolgt ist, blockiert DATEV den Empfang.

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie die Absenderadresse freigeben können.

Fehlerquelle 2: Fehlende Hinterlegung der Empfänger-E-Mail-Adresse

Stellen Sie sicher, dass die korrekte DATEV-Empfängeradresse im Prozess hinterlegt wurde. In der verwendeten Automatisierung „E-Mail senden“ können Sie entweder direkt die E-Mail-Adresse des Empfängers eintragen, oder die E-Mail-Adresse aus einer Aufgabe verwenden.

Sollten Sie die E-Mail-Adresse aus einer Aufgabe verwenden, stellen Sie sicher, dass der Standardwert der Aufgabe korrekt befüllt ist.


Fehlerquelle 3: Empfänger-E-Mail-Adresse wird nicht berücksichtigt

In einigen Fällen ist die Aufgabe, die die DATEV-E-Mail-Adresse enthält, ausgeblendet, aber gleichzeitig als Bedingung zum Auslösen einer Automatisierung hinterlegt. Stellen Sie daher sicher, dass die Automatisierung auch auf ausgeblendete Aufgaben zugreifen kann.

Nachfolgend finden Sie eine Anleitung, wie Sie diesbezüglich Ihre individuelle Prozesskonfiguration prüfen können:

  1. Prüfen Sie, ob die Aufgabe „DATEV Unternehmen Online E-Mail eintragen (UploadMail)“ ausgeblendet ist. Falls ja, fahren Sie mit der Anleitung fort.
  2. Öffnen Sie bitte die entsprechende Automatisierung zur E-Mail-Weiterleitung an DATEV.
  3. Prüfen die Bedingungseinstellungen und aktivieren Sie das Feld „Ausgeblendete Aufgaben berücksichtigen“, sofern es deaktiviert ist:


❌ Die E-Mail enthält keinen Anhang?

Fehlerquelle 4: Falsche Dokumentenquelle

Prüfen Sie, ob die Automatisierung zum Versenden der DATEV-Mail auf die korrekte Dokumentenquelle zugreift. Als Dokumentenquelle ist immer der Prozessschritt zu hinterlegen, in dem das zu versendende Dokument empfangen / erzeugt oder zusammengeführt wird.