Durch die Fristenfunktion können Sie eine Frist für einen beliebigen Prozessschritt setzen, sodass der zuständige Nutzer benachrichtigt wird, wenn diese Frist ansteht.
Um eine Frist zu setzen, begeben Sie sich in den Prozesseditor und wählen Sie den Prozessschritt aus, für den eine Frist gesetzt werden soll.
Klicken Sie auf das rot markierte Symbol, um das Fristen-Menü zu öffnen.
Standardmäßig ist für jeden Prozess die Einstellung “Vor nächster Frist” und “0 Tage” ausgewählt, damit jeder Prozessschritt immer die aktuelle Frist hat.
In dem Dropdown können sie zwischen 3 Optionen wählen:
- Nach vorherigen Prozessschritt
Hier berechnet Flowers automatisch die gewünschte Frist, nachdem der vorherige Prozessschritt abgeschlossen wurde, ODER nach der Frist aus dem vorherigen Prozessschritt.
Beispiel: Wir setzen die Frist bei Prozessschritt 2 auf “10 Tage”.
Wird die Frist für den vorherigen Prozessschritt auf den 01.01.2024 gesetzt, so berechnet Flowers automatisch die Frist für Prozessschritt 2 und setzt diese auf den 11.01.2024.
Ist für Prozessschritt 1 keine Frist hinterlegt, so setzt Flowers die Frist 10 Tage nachdem der Prozessschritt 1 abgeschlossen wurde. - Vor nächster Frist
Flowers berechnet hier nun automatisch die gewünschte Frist, in Abhängigkeit von der nächsten Frist.
Beispiel: Wir setzen die Frist bei Prozessschritt 2 wieder auf “10 Tage”.
Ist bei Prozessschritt 3 die Frist auf den 20.01.2024 gesetzt, so berechnet Flowers die Frist für Prozessschritt 2 und setzt es auf 10.01.2024 - Nach Vorgangserstellung
Flowers setzt die Frist in Abhängigkeit des Zeitpunkts, an dem der Vorgang erstellt wurde.
Beispiel: Wir setzen die Frist bei Prozessschritt 2 nochmals auf “10 Tage”.
Wird der Vorgang am 01.01.2024 erstellt, so setzt Flowers die Frist automatisch auf den 11.01.2024
So können Sie für jeden Prozessschritt eine beliebige Frist setzen.
Zusätzlich haben Sie die Optionen, die Wochenenden einzuschließen - ist die Funktion ausgeschaltet, so lässt Flowers die Wochenenden aus der Berechnung aus.
Letztlich können Sie entscheiden, wer die Fristen manuell auf Vorgangsebene bearbeiten kann.
Variable Fristen
Flowers bietet die Möglichkeit, die Fristen auf Vorgangsebene variabel zu setzen. Dies kann entweder durch eine Automatisierung oder durch eine manuelle Eingabe erfolgen.
Wird eine Frist durch eine Automatisierung gesetzt, so berechnet Flowers alle Fristen, die bereits fest im Prozess hinterlegt sind, neu.
- Sehen wir uns dies an einem Beispiel an:
Wir haben Für Prozessschritt 3 hinterlegt, dass die Frist 5 Tage nach Vorgangserstellung gesetzt wird - Prozessschritt 2 hat die Frist auf 1 Tag nach vorheriger Frist gesetzt
- Prozessschritt 1 hat die Frist auf 1 Tag nach vorheriger Frist gesetzt
Wenn wir nun die Frist für Prozessschritt 3 durch eine Automatisierung (oder manuell) ändern, so verändern sich auch die Fristen für Prozessschritte 1 und 2:
Hier können Sie auch sehen, dass Flowers die Wochenenden automatisch ausgelassen hat, da die Frist bei Prozessschritt 1 auf den 01.03, anstatt dem 03.03 gesetzt wurde.
