1. Allgemein
Admin
Admins verfügen über vollständigen Zugriff auf sämtliche Prozesse und Listen. Zusätzlich können Sie Mitglieder verwalten, Teams anlegen, Berechtigungen konfigurieren, Integrationen steuern und Vorlagen importieren.
Hinweis: Es gibt neben den Admins auch Prozess- und Listenadmins. Diese unterscheiden sich in den Berechtigungen.
Nutzer / Mitglieder
Nutzer bzw. Mitglieder sind diejenigen, die Zugang zu Ihrem Flowers Account haben.
Teams
Aus verschiedenen Nutzern kann ein Team erstellt werden. Somit kann man Verantwortlichkeiten verschiedenen Teams statt einzelnen Nutzern zuordnen oder verschiedene Berechtigungen verteilen.
Bei Einrichtung gibt es von Flowers drei vorgegebene Teams: Administratoren, Prozessadministratoren und Listenadministratoren.
2. Prozesse
In Flowers finden Sie die Prozesse auf der linken Seite. Dort werden die verschiedenen Prozessabläufe abgebildet, die ein Vorgang durchläuft.
Ein Prozess kann von Prozessadministratoren bearbeitet werden. Je nach Einstellung ist dieser auch für andere Mitglieder sichtbar.
Zur Veranschaulichung verwenden wir in diesem Glossar den Prozess „Rechnungsfreigabe“ als Beispiel.
Prozessschritt
Ein Prozessschritt stellt eine einzelne Station innerhalb eines Prozesses dar und wird in Flowers durch einen Kreis symbolisiert. Dunkelblaue Kreise kennzeichnen bereits abgeschlossene Schritte, hellblaue markieren den aktuell aktiven Prozessschritt und graue zeigen die noch ausstehenden Schritte an.
Ein Prozessschritt kann Aufgabenfelder zum Befüllen/Prüfen beinhalten oder komplett automatisiert abgeschlossen werden.
Beispiel: Daten Eingang Rechnung, 1. Freigabe, Buchung ausführen...
Vorgang
Ein Vorgang, auch als Workflow bezeichnet, durchläuft in Flowers die einzelnen Schritte eines definierten Prozesses.
Beispiel: eine Rechnung zur Freigabe
Aufgabe
Eine Aufgabe ist ein Feld innerhalb eines Prozessschritts und kann sowohl automatisch als auch manuell mit Informationen befüllt werden. Pflichtaufgaben sind durch ein Stern-Symbol gekennzeichnet, gesperrte Aufgaben durch ein Schloss und Aufgaben mit automatischer Befüllung werden durch ein Roboter-Symbol dargestellt.
Beispiel: Kaufmännische Freigabe in Ordnung?, Kreditor, Rechnungsnummer...
3. Listen
Listen befinden sich unterhalb der Prozessübersicht auf der linken Seite und dienen als zentrale Datenbanken für Ihre Geschäftsprozesse. Je sorgfältiger diese Listen gepflegt werden, desto mehr Aufgaben können innerhalb der Prozesse automatisiert ausgefüllt werden.
Darüber hinaus können neue Objekte, die im Rahmen eines Prozesses entstehen, automatisch einer entsprechenden Liste hinzugefügt und so stets aktuell gehalten werden.
Objekte
Ein Objekt entspricht einem Datensatz innerhalb einer Liste, also einer einzelnen Zeile in der jeweiligen Liste.
Ein Objekt wird mit einem roten Punkt gekennzeichnet, wenn eine Pflicht-Charakteristik nicht ausgefüllt ist. Diese werden dann auch nicht in einer verknüpften Aufgabe angezeigt.
Sektion
Eine Liste kann in mehrere Sektionen gegliedert werden, die jeweils spezifische Charakteristiken enthalten. Mithilfe von Sektionen lässt sich steuern, welche Mitglieder oder Teams bestimmte Bereiche einer Liste einsehen dürfen.
Charakteristik
Eine Charakteristik stellt eine einzelne Spalte innerhalb einer Liste dar und kann flexibel nach den jeweiligen Anforderungen konfiguriert werden – vergleichbar mit den Aufgabenfeldern in Prozessen (z. B. Kurztext, Dropdown, Zahl usw.).