Die Sequenz wird als Text-Wert gespeichert und besteht aus einem optionalen Präfix, einem hochzählenden Zahlenteil (mit fester Mindeststellenzahl, bei Bedarf mit führenden Nullen aufgefüllt) und einem optionalen Suffix.
Beispiel: INV-00001, INV-00002, INV-00003, …
Wann sollten Sie eine Sequenz verwenden?
- Wenn Sie pro Objekt in einer Liste eine eindeutige, fortlaufende Nummer benötigen (z. B. interne Rechnungsnummer, Kreditorennummer, Belegnummer, Vorgangsnummer).
- Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Nummer nicht versehentlich überschrieben oder doppelt vergeben wird, weil die Vergabe nicht manuell erfolgt.
- Wenn die Nummer in einem definierten Format ausgegeben werden soll (mit Präfix, fester Stellenzahl und/oder Suffix).
Konfiguration
Die Sequenz-Charakteristik wird wie alle anderen Charakteristiken im Listeneditor angelegt. Im Konfigurationsbereich „Optionen“ stehen Ihnen vier Felder zur Verfügung:
Sequenzstart (Pflichtfeld)
Der Startwert, mit dem der Zähler beginnt. Erlaubt sind ganze Zahlen ab 1. Üblicherweise startet eine Sequenz bei 1, Sie können aber auch einen höheren Startwert wählen, zum Beispiel 1000, wenn die ersten Nummern reserviert bleiben sollen.
Mindestanzahl an Ziffern (Pflichtfeld)
Die Mindestanzahl an Ziffern für den Zählerteil. Erlaubt sind ganze Zahlen ab 1. Ist der Zähler kürzer als diese Vorgabe, wird er mit führenden Nullen aufgefüllt.
Beispiel mit Mindestanzahl an Ziffern = 5: aus 1 wird 00001, aus 42 wird 00042, aus 12345 wird 12345. Bei Werten über der Mindeststellenzahl wächst die Sequenz natürlich weiter (100000, 100001, …).
Präfix (optional)
Ein frei wählbarer Text, der vor dem Zählerteil eingefügt wird, zum Beispiel INV-, KR- oder 2026/. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keinen Präfix verwenden möchten.
Suffix (optional)
Ein frei wählbarer Text, der nach dem Zählerteil eingefügt wird, zum Beispiel -DE oder /2026. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keinen Suffix verwenden möchten.
Vorschau
Unterhalb der Konfigurationsfelder zeigt eine Vorschau in Echtzeit, wie die ersten drei generierten Werte mit den aktuellen Einstellungen aussehen würden. So können Sie das Format prüfen, bevor Sie die Charakteristik speichern.
Beispielkonfiguration:
- Sequence start:
1 - Minimum digits:
5 - Prefix:
my_prefix- - Suffix:
-my_suffix
Vorschau: my_prefix-00001-my_suffix, my_prefix-00002-my_suffix, my_prefix-00003-my_suffix
So funktioniert die Wert-Vergabe
- Die Sequenz wird pro Liste und pro Charakteristik geführt. Jede Liste hat ihren eigenen Zähler, auch wenn mehrere Listen eine Sequenz-Charakteristik mit identischer Konfiguration verwenden.
- Beim Anlegen eines neuen Datensatzes in der Liste wird automatisch der nächste Wert vergeben.
- Beim Hinzufügen der Sequenz-Charakteristik zu einer bestehenden Liste werden allen vorhandenen Datensätzen rückwirkend Werte zugewiesen (in der Reihenfolge der Verarbeitung).
- Sequenz-Charakteristiken sind immer Pflicht und immer gesperrt für manuelle Bearbeitung. Sie können daher nicht als optional konfiguriert und nicht manuell beschrieben werden.
Aktuelle Einschränkungen
Die Sequenz-Charakteristik ist eine erste Version der Funktion. Bitte beachten Sie aktuell:
Konfiguration nach dem Speichern nicht änderbar
Sobald die Sequenz-Charakteristik einer Liste hinzugefügt und gespeichert wurde, lassen sich die vier Felder (Sequence start, Minimum digits, Prefix, Suffix) nicht mehr bearbeiten. Workaround: die Charakteristik löschen und neu anlegen.
Keine manuelle Wert-Vergabe
Der Wert einer Sequenz-Charakteristik wird ausschließlich vom System gesetzt. Eine manuelle Eingabe ist aktuell nicht möglich, auch nicht über Automatisierungen, Aktionen oder Importe.
Das bedeutet: Wenn Sie bestehende Nummern aus einem Altsystem übernehmen möchten (zum Beispiel vorhandene Kreditorennummern beim Import), kann die Sequenz-Charakteristik dafür aktuell nicht verwendet werden. Speichern Sie solche Werte stattdessen in einer Kurztext-Charakteristik.
Sortierung bei unformatierten Sequenzen
Wenn Sie eine Sequenz ohne Präfix, Suffix und ohne Mindeststellenzahl konfigurieren, kann die Sortierung in Listenansichten optisch falsch wirken (alphabetische statt numerische Sortierung, z. B. 1, 10, 2, 20, 3). Wir gehen aktuell davon aus, dass Sequenzen überwiegend zur Erzeugung formatierter Kennungen verwendet werden. Falls Sie reine Zahlenfolgen brauchen, geben Sie uns Bescheid.