Variable Verantwortlichkeiten
Soll für einen Prozessschritt je nach Vorgang immer ein anderer Mitarbeiter zuständig sein, können Sie dies über eine Automatisierung einstellen.
Festes Auswählen einer Person/eines Teams in der Automatisierung
Wie bei den anderen Automatisierungen wählen Sie einen Auslöser, wann die Automatisierung ausgelöst werden soll.
Erstellen Sie dann ein Aktionsfeld und wählen die Option “Verantwortlichkeiten” in dem dunkelhinterlegten Feld. Wählen Sie im Prozessschritt, in welchem Schritt Sie die Verantwortung zuteilen möchten und wählen dann über das Dropdown bei Personen, welche Person/welches Team die Verantwortung haben soll.
Dann haben Sie drei Optionen:
- Zu Verantwortlichkeit hinzufügen -> die ausgewählte Person wird zu dem Prozessschritt hinzugefügt und bereits zugeteilte Personen behalten ebenfalls ihre Verantwortung.
- Von Verantwortlichkeiten entfernen -> die ausgewählte Person wird von dem Prozessschritt entfernt und hat keine Verantwortung mehr dafür.
- Vorhandene Verantwortlichkeit überschreiben -> die ausgewählte Person wird zu dem Prozessschritt hinzugefügt und überschreibt die Verantwortung von bereits zugeteilten Personen
Auswählen einer Person/eines Teams durch ein Aufgabenfeld während des Vorgangs
Mit dieser Automatisierung können Nutzer während eines Vorgangs über ein Kontaktfeld wählen, welche Person im ausgewählten Prozessschritt verantwortlich sein soll.
Achtung: Um diese Automatisierung zu bauen, muss erst das Kontaktfeld als Aufgabe hinzugefügt werden.
Wählen Sie als Auslöser das Kontaktfeld, das Sie als Aufgabe eingebaut haben:
Erstellen Sie dann ein Aktionsfeld und wählen die Option “Verantwortlichkeiten” in dem dunkel hinterlegten Feld.
Wählen Sie im Prozessschritt, in welchem Schritt Sie die Verantwortung zuteilen möchten.
Bei Personen wählen Sie nun die Option “Inhalt der auslösenden Aufgabe nutzen”. Somit wird die Person aus dem auslösenden Kontaktfeld als Person hinterlegt.
Dann haben Sie drei Optionen:
- Zu Verantwortlichkeit hinzufügen -> die ausgewählte Person wird zu dem Prozessschritt hinzugefügt und bereits zugeteilte Personen behalten ebenfalls ihre Verantwortung.
- Von Verantwortlichkeiten entfernen -> die ausgewählte Person wird von dem Prozessschritt entfernt und hat keine Verantwortung mehr dafür.
- Vorhandene Verantwortlichkeit überschreiben -> die ausgewählte Person wird zu dem Prozessschritt hinzugefügt und überschreibt die Verantwortung von bereits zugeteilten Personen