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title: OCR (Optische Zeichenerkennung)
description: Was ist OCR? OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung). Es handelt sich um eine Technologie, die Text aus Bildern oder gescannten Dokumenten extrahiert und in ein maschin
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# OCR (Optische Zeichenerkennung)

### Warum wir die neue OCR-Aktion eingeführt haben

Wir haben verbessert, wie Dokumentdaten in Flowers ausgelesen und verarbeitet werden.

#### Was war bisher eingeschränkt?

Unsere bisherige OCR-Funktion arbeitete sehr starr:

- Informationen wurden nur erkannt, wenn Feldnamen exakt mit vordefinierten Bezeichnungen übereinstimmten.
- Sie funktionierte hauptsächlich gut bei Rechnungen, hatte jedoch Schwierigkeiten mit anderen Dokumenttypen wie Verträgen oder Vereinbarungen.
- Sie wurde ausschließlich automatisch direkt nach dem Hochladen eines Dokuments ausgeführt.
- Sie konnte nicht an anderen Stellen im **Vorgang** ausgelöst werden, was die Automatisierungsmöglichkeiten deutlich einschränkte.

### So funktioniert die neue OCR-Aktion

Sie entscheiden jetzt selbst, **wann** die OCR ausgeführt wird und **wohin** die extrahierten Informationen gespeichert werden.

#### Sie bestimmen, wo Informationen gespeichert werden

OCR wird nun über eine eigene Aktion „OCR (Optische Zeichenerkennung)“ eingerichtet.

![Bildschirmfoto 2025-12-12 um 10.10.58 (1)](https://flowers-software.help/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202025-12-12%20um%2010.10.58%20(1).png?width=670&height=58&name=Bildschirmfoto%202025-12-12%20um%2010.10.58%20(1).png)

 

Innerhalb dieser Aktion wählen Sie die Aufgaben aus, die mit Informationen aus dem Dokument befüllt werden sollen.

Für jede Aufgabe können Sie festlegen:

- **Welche Aufgabe den Wert erhalten soll**
- Einen optionalen **AI-Tag**, um dem System zu verdeutlichen, wonach gesucht werden soll
- Eine optionale **individuelle Anweisung**, wenn Sie besonders spezifische Anforderungen haben

### Konfiguration

#### 1. Trigger festlegen

Sie bestimmen, wann die OCR ausgeführt werden soll:

- Wenn ein Prozessschritt als abgeschlossen markiert wird
- Wenn ein Dokument hochgeladen wird (manuell oder per E-Mail)
- Beim Aktualisieren einer Aufgabe
  
   

![Bildschirmfoto 2025-12-10 um 21.55.12](https://flowers-software.help/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202025-12-10%20um%2021.55.12.png?width=608&height=230&name=Bildschirmfoto%202025-12-10%20um%2021.55.12.png)

#### 2. Dokumentquelle auswählen

(Prozessschritt, Datei-Upload-Aufgabe oder beides)

Sie können festlegen, woher das Dokument stammen soll:

- Aus einem **Prozessschritt** (mehrere Dateien unterstützt\*)
- Aus einer **Datei-Aufgabe** (mehrere Dateien unterstützt\*)
- Oder aus beiden Quellen
  
   

![Bildschirmfoto 2025-12-10 um 18.32.24](https://flowers-software.help/hs-fs/hubfs/Bildschirmfoto%202025-12-10%20um%2018.32.24.png?width=670&height=113&name=Bildschirmfoto%202025-12-10%20um%2018.32.24.png) 

#### 3. Aufgaben auswählen

### Was bedeutet das?

Dies ist die Aufgabe innerhalb des Vorgangs, die mit den extrahierten Informationen befüllt wird.

### So verwenden Sie es:

- Wählen Sie die Aufgabe aus, die den Wert erhalten soll
  
  (z. B. *Rechnungsnummer*, *Kreditorenname*, *FIN*).

#### Nicht unterstützte Aufgabentypen

OCR kann keine Werte in folgende Aufgabentypen schreiben:

- Kontakt-Aufgaben
- Datei-Upload-Aufgaben
- Signatur-Aufgaben
- Kombinations- (Parent-) Aufgaben

#### 4. AI-Tag zuweisen (optional)

### Was ist ein AI-Tag?

Ein AI-Tag ist eine vordefinierte Anweisung, die dem System mitteilt, wonach gesucht werden soll (z. B. *Rechnungsnummer* oder *Kreditorenname*).

### Wann sollten Sie ihn verwenden?

- Wenn Sie gängige Felder extrahieren möchten
- Wenn Sie zuverlässige und konsistente Ergebnisse bevorzugen
- Wenn Sie keine eigene Anweisung formulieren möchten

Sie können denselben AI-Tag bei Bedarf mehreren Aufgaben zuweisen.

#### 5. Prompt hinterlegen (optional)

Über das Prompt-Symbol können Sie eine eigene Anweisung hinzufügen.

### Was ist das?

Ein Prompt ist eine individuelle Anweisung, in der Sie genau beschreiben, welche Informationen extrahiert werden sollen.

### Wann sollten Sie ihn verwenden?

- Wenn AI-Tags nicht spezifisch genug sind
- Wenn besondere Regeln berücksichtigt werden sollen
  
  (z. B.: „Extrahieren Sie alle FINs, die unter jedem Fahrzeug in Rechnungen mit mehreren Fahrzeugen aufgeführt sind.“)

#### Tipps für einen guten Prompt

- Formulieren Sie klar und präzise
- Vermeiden Sie vage Aussagen
- Geben Sie keine Anweisungen, die einem AI-Tag widersprechen

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