OCR (Optische Zeichenerkennung)

Warum wir die neue OCR-Aktion eingeführt haben

Wir haben verbessert, wie Dokumentdaten in Flowers ausgelesen und verarbeitet werden.

Was war bisher eingeschränkt?

Unsere bisherige OCR-Funktion arbeitete sehr starr:

• Informationen wurden nur erkannt, wenn Feldnamen exakt mit vordefinierten Bezeichnungen übereinstimmten.
• Sie funktionierte hauptsächlich gut bei Rechnungen, hatte jedoch Schwierigkeiten mit anderen Dokumenttypen wie Verträgen oder Vereinbarungen.
• Sie wurde ausschließlich automatisch direkt nach dem Hochladen eines Dokuments ausgeführt.
• Sie konnte nicht an anderen Stellen im Vorgang ausgelöst werden, was die Automatisierungsmöglichkeiten deutlich einschränkte.

So funktioniert die neue OCR-Aktion

Sie entscheiden jetzt selbst, wann die OCR ausgeführt wird und wohin die extrahierten Informationen gespeichert werden.

Sie bestimmen, wo Informationen gespeichert werden

OCR wird nun über eine eigene Aktion „OCR (Optische Zeichenerkennung)“ eingerichtet.

Innerhalb dieser Aktion wählen Sie die Aufgaben aus, die mit Informationen aus dem Dokument befüllt werden sollen.

Für jede Aufgabe können Sie festlegen:

• Welche Aufgabe den Wert erhalten soll
• Einen optionalen AI-Tag, um dem System zu verdeutlichen, wonach gesucht werden soll
• Eine optionale individuelle Anweisung, wenn Sie besonders spezifische Anforderungen haben

Konfiguration

1. Trigger festlegen

Sie bestimmen, wann die OCR ausgeführt werden soll:

• Wenn ein Prozessschritt als abgeschlossen markiert wird

• Wenn ein Dokument hochgeladen wird (manuell oder per E-Mail)

• Beim Aktualisieren einer Aufgabe

   

2. Dokumentquelle auswählen

(Prozessschritt, Datei-Upload-Aufgabe oder beides)

Sie können festlegen, woher das Dokument stammen soll:

• Aus einem Prozessschritt (mehrere Dateien unterstützt*)

• Aus einer Datei-Aufgabe (mehrere Dateien unterstützt*)

• Oder aus beiden Quellen

   

3. Aufgaben auswählen

Was bedeutet das?

Dies ist die Aufgabe innerhalb des Vorgangs, die mit den extrahierten Informationen befüllt wird.

So verwenden Sie es:

• Wählen Sie die Aufgabe aus, die den Wert erhalten soll

  (z. B. Rechnungsnummer, Kreditorenname, FIN).

Nicht unterstützte Aufgabentypen

OCR kann keine Werte in folgende Aufgabentypen schreiben:

• Kontakt-Aufgaben
• Datei-Upload-Aufgaben
• Signatur-Aufgaben
• Kombinations- (Parent-) Aufgaben

4. AI-Tag zuweisen (optional)

Was ist ein AI-Tag?

Ein AI-Tag ist eine vordefinierte Anweisung, die dem System mitteilt, wonach gesucht werden soll (z. B. Rechnungsnummer oder Kreditorenname).

Wann sollten Sie ihn verwenden?

• Wenn Sie gängige Felder extrahieren möchten
• Wenn Sie zuverlässige und konsistente Ergebnisse bevorzugen
• Wenn Sie keine eigene Anweisung formulieren möchten

Sie können denselben AI-Tag bei Bedarf mehreren Aufgaben zuweisen.

5. Prompt hinterlegen (optional)

Über das Prompt-Symbol können Sie eine eigene Anweisung hinzufügen.

Was ist das?

Ein Prompt ist eine individuelle Anweisung, in der Sie genau beschreiben, welche Informationen extrahiert werden sollen.

Wann sollten Sie ihn verwenden?

• Wenn AI-Tags nicht spezifisch genug sind

• Wenn besondere Regeln berücksichtigt werden sollen

  (z. B.: „Extrahieren Sie alle FINs, die unter jedem Fahrzeug in Rechnungen mit mehreren Fahrzeugen aufgeführt sind.“)

Tipps für einen guten Prompt

• Formulieren Sie klar und präzise
• Vermeiden Sie vage Aussagen
• Geben Sie keine Anweisungen, die einem AI-Tag widersprechen