1. Die Prozesskette und der Vorgangsstatus
Der Vorgangsstatus und die Prozesskette sind entscheidende Elemente in der Flowers-Benutzeroberfläche, die Ihnen dabei helfen, den Fortschritt Ihrer Arbeitsabläufe zu verfolgen. Hier erfahren Sie mehr über die Prozesskette und die Aktualisierung des Vorgangsstatus:
Prozesskette im Überblick
Die Prozesskette bietet eine visuelle Darstellung, in welchem Prozessschritt sich Ihr jeweiliger Vorgang befindet.
Die Farben in der Prozesskette haben folgende Bedeutungen:
- Ein dunkelblauer Prozessschritt symbolisiert einen Prozessschritt-Abschluss
- Ein türkiser Prozessschritt zeigt einen Prozessschritt, der sich aktiv in Bearbeitung befindet
- Ein grauer Prozessschritt weist darauf hin, dass der Prozessschritt in Zukunft antizipiert und die Bearbeitung noch getätigt wird
Diese Farbmarkierungen ermöglichen es Ihnen, auf einen Blick zu sehen, in welchem Prozessschritt Sie sich gerade befinden und wie der aktuelle Status Ihres Vorgangs ist.
Manuelle Frist-Einstellung pro Vorgang:
In der Prozesskette ist es für Sie auch möglich, manuell Fristen für einzelne Prozessschritte zu setzen. Dafür können Sie den entsprechenden Button "Frist einfügen" verwenden, um die Frist für den gesamten Vorgang anzupassen. Um die Frist im einzelnen Prozessschritt zu verändern oder hinzuzufügen, klicken Sie auf “Frist” oder den Stift unter dem Datum direkt über dem Prozessschritt.
Über diese Funktion lassen sich Ihre Vorgänge noch differenzierter terminieren.
Sie können diese Option für Nutzer im Prozesseditor einschränken, wenn Sie nicht möchten, dass jeder Nutzer die Fristen verändern darf.
Grundsätzliche Einstellungen der Fristen finden Sie in der Prozessadministration.
2. Vorgangsübersicht
Die Vorgangsübersicht in Flowers bietet Ihnen eine umfassende Kontrolle und Übersicht über alle Ihre Vorgänge.
Hier sind die Schlüsselfunktionen und Filtermöglichkeiten im Detail erklärt:
Suchfilter für Vorgänge
Nutzen Sie die Suchfilter, um gezielt nach Begriffen oder bestimmten Vorgängen zu suchen, um Ihre Übersicht zu optimieren.
1. Globale Suche:
Suchen Sie hier in Ihrer kompletten Datenbank nach Begriffen oder Daten, um Vorgänge zu finden.
Diese Begriffe können sich entweder auf Ihrem Dokument befinden oder Werte sein, die Sie in einem der Aufgaben in den Aufgabenformularen hinterlegt haben.
2. Suche in Vorgangsname:
Suchen Sie durch das Klicken auf die Lupe in der Spalte “Vorgangsnamen” direkt nach bestimmten Vorgängen. Sie können Werte dynamisch im Prozesseditor unter “Standard Werte” hinterlegen.
Wir empfehlen bei der dynamischen Vorgangs-Benennung Datensätze zu wählen, die für Ihren internen Überblick am wichtigsten sind. z.B Kreditor und Rechnungsdatum bei “Rechnungsfreigabe”.
3. Prozess Filterung
Wenn Sie in Flowers mehrere Prozesse angelegt haben, können Sie in der Vorgangsübersicht jederzeit nach Vorgängen in den jeweiligen Prozessen filtern. Dies können Sie entweder mithilfe der Lupe in “Prozess” in der Vorgangsübersicht auswählen oder Sie navigieren in die vertikale Prozessansicht und die linke Seite der Benutzeroberfläche und wählen Ihren Prozess aus.
4. Prozessschritt Filterung
In der Vorgangsübersicht gibt es auch jederzeit die Möglichkeit, die Vorgänge anhand des Vorgangs- und Bearbeitungsstatus zu filtern. Hierbei können Sie den Prozessschritt in Verbindung mit dem Bearbeitungsstatus als Mehrfachauswahl filtern, um somit eine granularere Fortschrittsfilterung vorzunehmen.
5. Filter nach Fristen
In dieser Spalte sehen Sie die Frist des Prozessschrittes, indem sich der jeweilige Vorgang gerade befindet. Durch die farbliche Kennzeichnung sehen Sie auf einem Blick, ob die Frist noch nicht fällig, heute fäliig oder überfällig ist.
6. Zuständig
In dieser Spalte sehen Sie die Person, die gerade für den aktuellen Prozessschritt zuständig ist.
Sie können, neben der Bearbeitungsstatus-Filterung mit Prozessschritt, auch nach der/dem aktuell zuständigen Person/Team filtern.
Diese Anzeige aktualisiert sich mit dem Fortschritt und dem Status des Vorgangs.
7. Ersteller
In der Vorgangsübersicht können Sie auch nach dem Ersteller des Vorgangs filtern.
Wenn der Vorgang automatisch oder manuell mit einer E-Mail erstellt worden ist, wird der Ersteller als Flowers-Bot gekennzeichnet.
Wenn Sie oder Ihre Kolleg:innen den Vorgang manuell erstellen, wird Ihr Namenskürzel als Ersteller gekennzeichnet.
8. Referenznummer:
Sie können in der Spalte “Referenznummer” nach Daten suchen.
Hier wird standardmäßig der Absender der E-Mail bei einer automatischen Vorgangserstellung hinterlegt.
Sie können Werte dynamisch im Prozesseditor unter “Standard Werte” hinterlegen.
Wir empfehlen bei der dynamischen Vorgangsbenennung Datensätze zu wählen, die für Ihren internen Überblick am wichtigsten sind. z.B Rechnungsnummer bei “Rechnungsfreigabe”.
9. Letztes Update
In der Vorgangsübersicht können Sie auch nach Vorgängen in einer Zeitspanne filtern, wann der Vorgang das letzte Mal aktualisiert/bearbeitet worden ist.
10. Erstellungsdatum
In der Vorgangsübersicht können Sie auch nach Vorgängen in einer Zeitspanne des Erstellungsdatums filtern.
Das ermöglicht Ihnen, alle Vorgänge in einem bestimmten Zeitfenster nach dem Eingangsdatum herauszusuchen.
11. Einstellungen
Individualisieren Sie sich Ihre Vorgangsübersicht, indem Sie die Position der oben genannten Spalten verschieben oder durch Entfernen des Hakens gar ganz aus der Übersicht entfernen.
12. Filter für Fälligkeiten
Fällig
Bei der Aktivierung dieses Filters sehen Sie alle Vorgänge, die gemäß Ihrer Fristeinstellungen heute fällig sind
Überfällig
Bei der Aktivierung dieses Filters sehen Sie alle Vorgänge, die gemäß Ihrer Fristeinstellungen bereits überfällig sind und das Fälligkeitsdatum in Vergangenheit liegt
13. Filter für “meine Verantwortlichkeiten”
Bei der Aktivierung dieses Filters sehen Sie alle Vorgänge, die gerade aktiv Ihre Bearbeitung erwarten und in Ihrem Arbeitskorb liegen. Diese Filteroption ist nach dem Einloggen standardmäßig aktiv.
3. Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich, der sich auf der rechten Seite befindet, ist zentral für die Bearbeitung von Prozessschritten.
Aufgabenleiste & Aufgabenformular (3 Striche mit Haken)
Die Aufgabenleiste unterstützt Sie bei der strukturierten Bearbeitung. Alle Aufgaben-Felder, die für den Abschluss eines Prozessschrittes ausgefüllt werden müssen, sind hier sichtbar.
Diese Felder werden entweder automatisch durch unsere Belegerkennung (“OCR”) oder von Ihnen manuell ausgefüllt. Hierbei differenzieren wir zwischen Pflichtfelder und freiwilligen Feldern. Die Pflichtfelder werden hierbei mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Prozessschritt abschließen
Damit Sie Ihren Prozessschritt abschließen können, müssen Sie alle Pflichtaufgaben bearbeiten.
Mithilfe des Fortschrittsbalken sehen Sie, wie sich mit der sukzessiven Abarbeitung der Pflichtaufgaben der Balken den 100% nähert. Wenn alle Aufgaben bearbeitet worden sind, kann der Prozessschritt abgeschlossen werden.
Weitere Informationen zu Aufgaben und deren Einrichtung finden Sie hier.
Dokumentenliste (Büroklammer)
Die Dokumentenliste bietet eine umfassende Übersicht über die im Vorgang hochgeladenen Dokumente.
Sie können die Dokumente in dieser Leiste einsehen, manuell herunterladen oder löschen, zusammenführen und in eine PDF umwandeln.
Die Sortierung der Dokumente erfolgt alphabetisch, durch Umbenennung der Dateinamen können Sie die Reihenfolge in der Dokumentvorschau bestimmen.
Das Dokumentenformat ".doc" kann auf diese Weise nicht in eine PDF umgewandelt werden.
Sie können im Prozesseditor unter “weitere Informationen” filtern, wann und wie eine automatische Vorgangserstellung durch E-Mails stattfinden soll.
Zuständigkeit (Person +)
In der Zuständigkeit-Leiste finden Sie alle relevanten Informationen zur Zuständigkeit für den aktuellen Prozessschritt und des gesamten Vorgangs.
Neben der Sichtbarkeit der zuständigen Personen/Teams, können Sie Nutzer manuell hinzufügen oder entfernen und mögliche externe Nutzer ohne Flowers-Profil durch Eingabe der E-Mail Adresse hinzufügen.
Die Berechtigung der Zuständigkeitsänderung können Sie im Prozesseditor unter “weitere Informationen” einstellen.
E-Mail (Brief)
In der E-Mail-Leiste sehen Sie den ursprünglichen Absender der E-Mail, der den Vorgang automatisch angestoßen hat. Bei manueller Erstellung des Vorgangs liegen hier keine Informationen vor.
Anmerkungen (Sprechblase mit +)
In der Leiste der Anmerkungen können Sie interne Anmerkungen zu Ihrem Vorgang erstellen und Anmerkungen von Ihren Kolleg:innen sehen.
4. Dokumentenvorschau
Die Dokumentenvorschau ist die Vorschau der relevanten Dokumente in unserem Vorgang. Hier werden die Dokumente, die Sie automatisch oder manuell in Flowers einspielen, dargestellt. Sie können auf der linken Seite in der Vorschau zwischen den Seiten des Dokuments und/oder verschiedenen Dokumente scrollen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf die maximierte Seite näher auf das Dokument heranzoomen.
Sie möchten die Reihenfolge der Dokumente verändern? Benennen Sie dazu die Dokumentennamen im Reiter “Dokumente” um.
Übersicht über Automatisierungen
Die Leiste gibt Ihnen Transparenz auf Vorgangsebene zu Ihren Automatisierungen. In dieser Vorschau sehen Sie den Verlauf Ihrer Automatisierungen in Ihren dedizierten Prozessschritten.
Die einzelnen Automatisierungen sind bei einer erfolgreichen Auslösung mit einem grünen Haken und einem revisionssicheren Zeitstempel verwiesen.
Ebenfalls erkennen Sie hier, wenn Automatisierungen noch nicht ausgelöst worden sind oder gar fehlschlugen. Sie können hier Automatisierungen, die fehlgeschlagen sind, nochmal manuell anstoßen, indem Sie in der jeweiligen Automatisierung auf “Wiederholen” klicken.
