Die Prozesseinstellungen finden Sie im Prozesseditor, oben links, wenn Sie auf die drei Punkte klicken.
Dort finden Sie Einstellungen, die Sie für den jeweiligen Prozess individuell setzen können.
Der Bereich ist in drei Sektionen unterteilt:
1. Informationen
Hier finden Sie die individuelle E-Mail Adresse Ihres Prozesses.
Diese können Sie dazu nutzen, um aus einer E-Mail mit einem Dokument direkt einen Vorgang erstellen zu lassen.
Kopieren Sie dazu die dort angezeigte E-Mail und stellen in Ihrem individuellen E-Mail Programm (Outlook, Gmail etc.) eine automatische Weiterleitung zu dieser E-Mail ein.
Somit werden alle E-Mails, die in dieses Postfach gelangen, automatisch an diesen Flowers Prozess weitergeleitet.
Hier können Sie einstellen, ob nur E-Mails weitergeleitet werden sollen, die einen Anhang haben. So werden E-Mails ohne Anhang von der Weiterleitung ignoriert und nicht als Vorgang in Flowers eingespielt.
Bei der zweiten Einstellung können Sie entscheiden, ob, wenn in einer E-Mail mehrere Anhänge enthalten sind, für jeden dieser Anhänge ein einzelner Vorgang erstellt werden soll oder ein Vorgang für alle Anhänge gebündelt erstellt werden soll.
In diesem Bereich sehen Sie alle Mitarbeitenden, die in diesem Prozess als Prozess-Administratoren hinterlegt sind und somit die Berechtigung haben, den Prozess zu bearbeiten. Alle Mitarbeitenden, die in dem Team “Prozess-Administrator” sind, werden hier automatisch zugeteilt. Das “+” gibt Ihnen die Möglichkeit, weitere Mitarbeitende für diesen Prozess ebenfalls zum Prozess-Administrator zu machen, auch wenn dieser nicht dem allgemeinen Team zugeteilt ist.
2. Standard Werte
In diesem Bereich habe Sie die Möglichkeit den in der Vorgangsübersicht angezeigten “Vorgangsnamen” mit dynamischen Werten, automatisch benennen zu lassen, sodass jeder Vorgang eine standardisierte Benennung hat.
Hierfür kann jeder bereits unter “Aufgaben” angelegte Wert verwendet werden. (z.B Rechnungsdatum, Kreditor etc.)
Unter “dynamische Werte” finden Sie alle Aufgabenfelder, die für die Benennung ausgewählt werden können.
Durch das Anklicken dieser wählen Sie den Wert aus und dieser wird als dynamischer Wert in die helle Zeile eingetragen. In der Zeile “Vorschau” sehen Sie aber als Klarnamen, welchen Wert Sie ausgewählt haben.
Das Gleiche gilt für das bestimmen des angezeigten Wertes bei “Referenznummer”.
3. Vorgänge beschränken
In diesem Bereich können Sie weitere individuelle Einstellungen für den Prozess vornehmen. Diese gelten nur für den Prozess, indem Sie sich gerade befinden und die Einstellungen vornehmen.
Achtung! Prozessadministratoren sind von diesen Einstellungen ausgenommen.
Zugriff beschränken
Ist diese Option aktiv, können nur beteiligte Nutzer, sowie die Prozessadministratoren den Prozess einsehen und Vorgänge manuell erstellen.
Verantwortlichkeit ändern
Hier können Sie bestimmen, ob Nutzer während der Bearbeitung eines Vorgangs die Verantwortlichkeiten manuell hinzufügen oder entfernen können.
Vorgänge erstellen
Hier können Sie bestimmen, ob Nutzer manuell Vorgänge erstellen dürfen.
Achtung! Ist der Zugriff beschränkt, können normale Nutzer nie manuell einen Vorgang erstellen, auch wenn diese Option eingeschaltet ist.
Dokumentenänderungen
Hier können Sie bestimmen, ob ein Dokument innerhalb der Dokumentenvorschau editiert werden darf. Nach dem Abschließen der Bearbeitung wird eine Kopie mit den Änderungen im gleichen Vorgang angehängt.
Externer Nutzer
Hier können Sie bestimmen, ob externe Nutzer im Bereich Verantwortlichkeiten zu dem Vorgang hinzugefügt werden dürfen.
Vorgänge löschen
Hier können Sie bestimmen, ob Nutzer Vorgänge löschen dürfen.
Nutzer zum Vorgang hinzufügen
Hier können Sie bestimmen, ob Nutzer, die nicht am ausgewählten Prozess beteiligt sind, durch andere Nutzer im Bereich “Verantwortlichkeiten” hinzugefügt werden können
Prozess kopieren
Durch Klicken auf diesen Button kopieren Sie den Prozess 1:1 in einen neuen Prozess. Der neue Prozess öffnet sich automatisch.
Prozess löschen
Hier können Sie Ihren Prozess löschen.
Achtung: Prozess wird unwiderruflich gelöscht.