Dies ist eine der mächtigsten Automatisierungsoptionen, die Flowers bietet, mit der Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen für jeden Prozessschritt festlegen können.
Aufbau einer Automatisierung
Jede Automatisierung besteht aus einem Auslöser, einer (optionalen) Bedingung, einer Aktion und einer optionalen Sonst-Aktion.
Der Auslöser kann entweder das Ende des Prozessschrittes sein oder die Aktualisierung eines oder mehrerer Aufgabenfelder.
Sollte die Automatisierung nur unter einer bestimmten Bedingung ausgelöst werden, klicken Sie auf “+ Neuen Filter hinzufügen” unter dem Punkt "Bedingungen festlegen".
In diesem Beispiel würde die Automatisierung nur ausgelöst werden, wenn der ausgewählte Kreditor “Muster firmaGmbH” ist.
Sollten mehr als nur eine Bedingung erfüllt sein, kann man eine Bedingungsgruppe erstellen. Klicken Sie hierfür auf d"+ Gruppe erstellen" unter der Bedingung.
Dadurch hat man die Möglichkeit ein weiteres Aufgabenfeld auszuwählen und es durch ein “und” oder “oder” an die erste Bedingung verknüpfen.
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Automatisierungsregeln berücksichtigt werden sollen. |
Hinweis: Es können beliebig viele Bedingungsgruppen erstellt werden.
In diesem Beispiel wird die Automatisierung nur ausgelöst, wenn der Kreditor “Musterfirma GmbH” ist UND der Rechnungsbetrag brutto über 1000 liegt.
Hinweis: Der “und”-Operator in einer Bedingungsgruppe hat immer Vorrang über dem “oder”-Operator.
Aktionen
Hinweis: Jede Automatisierung braucht eine oder mehrere Aktionen.
Klicken Sie auf “+ Aktion hinzufügen” und klicken Sie auf die Aufgabenauswahl.
Sie können beliebig viele Aktionen in einer Automatisierung ausführen.
Hier haben wir die Auswahl zwischen 6 verschiedenen Aktionsmöglichkeiten:
- Verantwortlichkeiten
- Aufgabenwert
- Aufgaben ein-/ausblenden
- Frist
- HTTP
- Integrationen
- Lexoffice
- Sevdesk
- Agenda
- Aktivitäten-Protokoll (digitaler Stempel)
- Dokumentvorlage
- Webdav
- Workflow erstellen
- E-Mail mit Dokumenten senden
- Dokumente umbenennen
- E-Rechnung
- Objekte suchen