Aufgaben Automatisierung
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      E-Rechnung

      Nachfolgend erklären wir Ihnen alle nötigen Schritte zu einer automatisierten Generierung einer ZUGFeRD-konformen E-Rechnung.


      Schritt 1: Anlage aller Pflichtfelder

      Um ein Rechnungsdokument in das E-Rechnungsformat „ZUGFeRD“ umzuwandeln, benötigen Sie diese Pflichtfelder in Form von Aufgaben innerhalb Ihrer Prozessschritte:

      Datenfeld

      Pflichtfeld

      Erläuterung

      Allgemein

      Rechnungsnummer

      Eindeutige Nummer der Rechnung, z.B. 2025-INV-000123.

      Rechnungsdatum

      Datum der Rechnungsausstellung.

      Fälligkeitsdatum

      Fälligkeitsdatum der Rechnung (falls nicht angegeben, gilt das Rechnungsdatum).

      Lieferdatum

      Datum der Lieferung oder Leistungserbringung (falls nicht angegeben, gilt das Rechnungsdatum).

      Währungscode

      Der Code für die Rechnungswährung entspricht dem ISO-4217-Standard (z.B. EUR für Euro), kann statisch festgelegt werden.

      Verkäuferdaten

      Name des Verkäufers

      Rechtlicher Name des Verkäufers laut Handelsregister.

      Umsatzsteuer-ID des Verkäufers

      Kann statisch festgelegt werden (z.B. DE123456789).

      Ländercode

      Der Ländercode der Verkäuferanschrift entspricht dem ISO-3166-Standard (z.B. DE) und kann statisch festgelegt werden.

      Käuferdaten

      Name des Käufers

      Rechtlicher Name des Käufers laut Handelsregister.

      Ländercode

      Der Ländercode der Käuferanschrift entspricht dem ISO-3166-Standard (z.B. DE) und kann statisch festgelegt werden.

      Rechnungspositionen

      Positionsnummer

      Nummer der Rechnungsposition (z.B. 1.1., 1.2.).

      Artikelname

      Bezeichnung des in Rechnung gestellten Artikels (z.B. Bürostuhl ErgoComfort).

      Nettopreis des Artikels

      Einzelpreis für den Artikel ohne Umsatzsteuer.

      Umsatzsteuersatz

      Für den Artikel geltender Umsatzsteuersatz, angegeben als Zahl ohne Prozentzeichen (z.B. 19 oder 7).

      Menge

      Die Menge der in der betreffenden Zeile in Rechnung gestellten Einzelartikel.

      Code der Einheit

      Coder der Maßeinheit der in Rechnung gestellten Menge. Mögliche Werte: LTR = Liter, MTQ = Kubikmeter, KGM = Kilogramm, MTR = Meter, PCE = Stück, TNO = Tonne.

      Bitte beachten Sie:

      • Sofern Sie bisher noch nicht alle der genannten Pflichtfelder in Form von Aufgaben in Ihrem Prozess berücksichtigt haben, pflegen Sie diese bitte nach und berücksichtigen Sie dabei die inhaltlichen Vorgaben gemäß der Tabellenspalte „Erläuterung“.
      • Die Benennung der Felder ist Ihnen überlassen und muss nicht zwingend mit der Bezeichnung der Pflichtfelder übereinstimmen.

      Detaillierte Erklärungen zum Anlegen von Aufgabenfeldern finden Sie hier in unserem Help Center.


       

      Schritt 2: Einrichtung der Automatisierung

      1. Wählen Sie einen Prozessschritt aus, in dem Sie die E-Rechnungs-Generierung durchführen möchten, oder legen Sie dafür einen neuen Prozessschritt an. Beachten Sie bei der Auswahl, dass in diesem Schritt alle benötigten Pflichtfelder bereits gepflegt sein müssen.
      2. Klicken Sie auf das Roboter-Symbol „Automatisierungen verwalten“:
      3. Klicken Sie auf die grün hinterlegte Funktion „Neue Automatisierung erstellen:
      4. Benennen Sie die Automatisierung, z.B. „Erstellung E-Rechnung“.
      5. Wählen Sie den gewünschten Auslöser für die Automatisierung und legen Sie – sofern erforderlich – eine Bedingung fest.
      6. Als Aktion wählen Sie „E-Rechnung“:
      7. Nun werden Sie aufgefordert, die Dokumentenquelle sowie die o.g. Pflichtfelder zuzuordnen:
      8. Hier wählen Sie aus Ihren bereits angelegten Prozessschritten und Aufgaben. Stellen Sie dabei sicher, dass in den Aufgaben nur die zulässigen Werte gem. Tabellenspalte „Erläuterung“ enthalten sind, z.B. „PCE“ für Stück im Pflichtfeld „Code der Einheit“.
      9. Wenn Sie weitere Angaben neben den Pflichtangaben ergänzen wollen, so können Sie verschiedene Informationen per Dropdown über die Funktion „+ Neues Feld“ hinzufügen. Folgende Informationen können nicht in das ZUGFeRD-XML eingefügt werden:
        1. Bestellnummer
        2. Lieferscheinnummer
        3. Debitoradresse
        4. Handelsregistereintrag
      10. Speichern Sie die Automatisierung.

      Nach der Durchführung der Automatisierung werden eine PDF- sowie eine XML-Datei erzeugt.

      Wie immer gilt: Die Automatisierung gilt für alle nach der Automatisierungseinrichtung verarbeiteten Vorgänge und kann nicht rückwirkend erfolgen.

      Informationen zum Thema Automatisierungen finden Sie hier in unserem Help Center.

       

      Schritt 3: Nutzung der ZUGFeRD-konformen E-Rechnung

      Sie können die erzeugten Dateien wie gewohnt exportieren (siehe Help-Center-Artikel zum Thema Export) oder per Integration an die weiterführenden Programme übergeben (siehe Help-Center-Artikel zum Thema Integrationen).