Automatisierungen

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über Automatisierungen.

In dem Menü "Automatisierungen hinzufügen" kann man für jeden Prozessschritt beliebig viele Automatisierungen einstellen. 
Automatisierungen sind das Herzstück von Flowers und bieten diverse Möglichkeiten, die Prozesse zu optimieren. 

Vorgänge anstoßen & Daten übernehmen

Mit der Automatisierung "Vorgänge anstoßen & Daten übernehmen" kann man Vorgänge automatisiert erstellen und Daten und Dokumente übertragen. 

Screenshot 2023-06-20 at 17.13.01

1. Hier kann man den gewünschten Prozess auswählen, bei dem der Vorgang angestoßen werden soll

2. In diesem Feld kann man die Quelle für Dokumente auswählen, die Übertragen werden sollen. In der Regel ist es der erste Prozessschritt.

3. In diesem Feld wird ausgewählt, an welchen Prozessschritt die Dokumente übergeben werden sollen

4. Mit der "+weiters Dokument" Funktion, kann man weitere Vorgänge mit der selben Funktion anstoßen

5. Mit der "+weiterer Aufagbenwert" Funktion, kann man Werte von einem Beliebigen Aufgabenfeld auf ein beliebiges Aufgabenfeld im neuen Prozess übertragen.

Lokale Datenquelle

In der Lokalen Datenquelle können Sie, mit Hilfe des Integrationsklienten, eine direkte Integration von Flowers zu Ihrem System herstellen.
Die direkte Integration ist nur auf direkte Anfrage mit Flowers möglich und trägt extra Kosten mit sich.
Eine alternative für den Integrationsclient wäre eine Zapier Anbindung.

Lexoffice Daten übertragen

Hier kann man eine Daten-Übertragung an Lexoffice einstellen. 

Screenshot 2023-06-20 at 17.15.57

Hier muss man nur die API Verbindung und anschließend den Prozessschritt mit der Dokumentenquelle auswählen.

Agenda Daten übertragen

Hier kann man eine Daten-Übertragung an Agenda einstellen. 

Wählen Sie "API Verbindung auswählen" aus und den Prozessschritt mit der Dokumentenquelle aus. 

Sevdesk Daten übertragen

Hier kann man eine Daten-Übertragung an Sevdesk einstellen. 

Wählen Sie "API Verbindung auswählen" aus und den Prozessschritt mit der Dokumentenquelle aus. 

E-Mail mit Dokumenten senden

Mit dieser Automatisierung kann man Dokumente an eine beliebige E-Mail Adresse versenden.

Geben Sie die gewünschte E-Mail Adresse in das oben aufgeführte Feld ein.
Wählen Sie den Prozessschritt aus, in dem die Dokumente sich befinden - oftmals ist das der erste Prozessschritt.

Sie können pro Prozessschritt beliebig viele E-Mail Automatisierungen anlegen.

Aktivitäten-Protokoll (digitaler Stempel)

Die Automatisierung für das Aktivitäten-Protokoll hängt ein Protokoll mit allen in Flowers ausgeführten Aktionen an das gewünschte Dokument ran.

Wählen Sie den Prozessschritt aus, in welchem sich die Datei befindet. 
Wählen Sie die jeweiligen Aufgabenwerte aus, die auf das Aktivitäten-Protokoll übertragen werden sollen.
Ist dies richtig eingestellt, wird nun beim Abschluss des Prozessschrittes mit der Automatisierung, ein Aktivitäten-Protokoll an das ausgewählte Dokument angehängt.

Dokumente-Vorlagen/Formulare ausfüllen

Mit dieser Automatisierung, können Sie Dokumente mit Aufgabenwerten, aus dem ausgewählten Vorgang, füllen.
Wählen Sie hierfür die Dokumentenquelle aus und passen Sie die einzelnen Aufgabenfelder an die vordefinierten Werte in dem Dokument an. Hier finden Sie eine ausführliche Erklärung. (LINK)

Webdav Anbindung

Mit der Webdav Anbindung, können Sie ein Dokument an dem ausgewählten Prozessschritt, in eine Cloud Ihrer Wahl hochladen.
1. Wählen Sie die Dokumentenquelle aus.
2. Kopieren Sie die URL Ihres Cloudservices in das vorgesehene Feld.
3. Geben Sie Ihre Logindaten ein.

Achtung: Nicht alle Cloud-basierten System unterstützen eine Webdav Anbindung. Informieren Sie sich bei Ihrem Cloud-Service, ob eine Webdav Anbindung möglich ist.

Dokumente Umbenennen 

Mit dieser Automatisierung, können Sie ein beliebiges Dokument, basierend auf den Werten aus dem Vorgang, umbenennen.

Wählen Sie die gewünschte Dokumentenquelle aus.
Im folgenden Feld können Sie ein Muster zur Umbenennung eingeben.
Wählen Sie zunächst den gewünschten Wert aus der folgenden Liste: https://docs.oracle.com/javase/8/docs/api/java/time/format/DateTimeFormatter.html
Setzen Sie diesen Wert in doppelte geschweifte Klammern. 
Zum Beispiel: { {YYYY} } 

Auf diese Weise wird das Dokument nun nach dem Jahr benannt, an dem der Vorgang entstanden ist.
Sie können auch mehrere Werte für die Umbenennung hernehmen, sowie feste Zeichen zum Beispiel:
{ { E } }_{{ dd]]_{ {MMMM } }_test
So wird nun ein Dokument dass am 17.10.2022 erstellt wurde wie folgt heißen:
Monday_17_Octobre_test

Flowers Aufgabenwerte können auch zur Umbenennung verwendet werden.
Hierfür müssen Sie lediglich ein "#" vor dem gewünschten Aufgabenwert setzen.
Wenn Sie zum Beispiel einen Aufgabenwert namens "1.0 Kreditor" und "2.4 Verantwortliche Projektleitung" haben, dann können Sie diese wie folgt verwenden:
{ { #1.0 Kreditor } }_{ { #2.4 Verantwortliche Projektleitung} }
Somit wird nun jedes Dokument nach dem Kreditor und der verantwortlichen Projektleitung in dem Vorgang benannt.

Aufgaben Automatisieren

Die Aufgabenautomatisierung ist die wichtigste Automatisierungsoption, die Flowers zur Verfügung stellt.
Hier können Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen (sowie Sonst-Aktionen) für den jeweiligen Prozessschritt setzen. Klicken Sie hier für eine genaue Beschreibung.