Die Aufgaben sind einer der wichtigsten Bestandteile in Flowers, denn diese bestimmen, welche Aufgaben und welche Werte später auf Anwenderebene von verschiedenen Nutzern in jedem Prozessschritt gemacht werden müssen.
Für jeden einzelnen Prozessschritt können individuelle Aufgaben erstellt werden.
Aufgaben können viele verschiedene Eigenschaften haben, untenstehend finden Sie alle Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Aufgaben.
Aufgaben hinzufügen
Begeben Sie sich hierfür in den Prozesseditor des Prozesses, in dem Sie die Aufgaben hinzufügen möchten. Klicken Sie auf den Prozessschritt, in dem die Aufgabe eingefügt werden soll. Wahlen Sie dort die Menüoption “Aufgaben hinzufügen und verwalten” aus.
Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster, das Aufgaben Menü:
Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, klicken Sie unten rechts in dem Fenster auf den Button “+ neue Aufgabe”. Sie können hier beliebig viele Aufgaben hinzufügen.
Hinweis: die Aufgaben werden alphabetisch angeordnet. Für eine individuelle Reihenfolge und eine bessere Übersicht empfehlen wir Ihnen die Nummerierung der Aufgaben.
So sehen die Aufgaben später auf der Anwenderebene aus.
Pflichtfelder
Bei jeder Aufgabe kann bestimmt werden, ob es sich um ein Pflichtfeld oder ein optionales Feld handelt. Ist der Toggle neben der Option “Pflichtfeld” grün, muss dieses Aufgabenfeld in der Anwenderebene ausgefüllt sein, sodass der Prozessschritt dieser Aufgabe abgeschlossen werden kann.
Felder Ein-/Ausblenden
Jede Aufgabe kann ausgeblendet und nur unter bestimmten Konditionen wieder eingeblendet werden. Ist der Toggle grün, ist das Aufgabenfeld auf Anwenderebene nicht sichtbar.
Über eine Automatisierung können die Ein-und Ausblende Regelungen bestimmt werden.
Eingabetypen
Aufgaben können verschiedene Eingabetypen haben, was verschiedene Ansichten, Vorteile und Bedingungen mit sich bringt. Folgend finden Sie Erklärungen zu den verschiedenen Typen.
Kurztext
Mit diesem Eingabetyp erstellen Sie ein Aufgabenfeld, in welches beliebige Zeichen eingetragen werden können.
Nummernfeld
Mit diesem Eingabetyp erstellen Sie ein Aufgabenfeld, in welches nur Zahlen eingetragen werden können. Dies eignet sich z.B. für Beträge.
Ja/Nein Feld
Mit diesem Eingabetyp geben Sie dem Anwender die Möglichkeit, zwischen Ja und Nein auszuwählen.
Textfeld lang
Mit diesem Eingabetyp erstellen Sie ein mehrzeiliges Aufgabenfeld, in welches längere Texte eingegeben werden können.
Checkbox
Durch die Checkbox erstellen Sie eine Aufgabe, die zur einfachen Bestätigung dient. Dies kann z.B. als Erinnerung an etwas genutzt werden.
Dropdown Auswahl
Mit der Dropdown Auswahl erstellen Sie eine Aufgabe, in der vordefinierte Auswahlmöglichkeiten hinterlegt sind.
Die Liste mit den Auswahlmöglichkeiten können Sie entweder als CSV Datei in Flowers hochladen, oder direkt im Aufgabenfenster erstellen.
Zum Hochladen der Liste klicken Sie auf “CSV”.
Um eine in der Aufgabe hinterlegte Liste herunterzuladen, klicken Sie auf “Vorlage”.
Datum
Mit dem Datumsfeld lässt sich ein Datum zu einem Prozessschritt hinzufügen. Mit Klick auf das Kalendersymbol öffnet sich ein Kalender, in welchem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann.
Kontakt
Mit dem Eingabetyp Kontakt können Benutzer oder Teams aus Flowers über ein Dropdown-Menü auswählen. Dies eignet sich z.B. für das Setzen von Verantwortlichkeiten.
Um zu bestimmen, ob Teams, Nutzer oder beide Optionen ausgewählt werden können, müssen die jeweiligen Haken in den quadratischen Checkboxen ausgewählt werden.
Daraufhin gilt es zu unterscheiden, ob aus allen Teams und Nutzern gewählt werden soll, nur aus den, die innerhalb des Prozesses berechtigt sind. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, bestimmte Teams und Nutzer zu selektieren, aus welchen gewählt werden kann. Klicken Sie dafür auf “Nur” und wählen Sie dementsprechend aus.
Kombination
Mit dem Kombinationsfeld lassen sich in einem Prozessschritt für beliebige Eingabetypen mehrere Werte in einer Aufgabe erfassen. Dies geht durch das Hinzufügen einer oder mehrerer Spalten.
Über ein Kombinationsfeld lassen sich zum Beispiel mehrere Kostenstellen innerhalb einer Rechnung abbilden.
Dateiupload
Mit diesem Eingabefeld können Sie an der ausgewählten Stelle ein oder mehrere Dokumente zu einem Vorgang hinzufügen.
Unterschrift
Durch diesen Eingabetyp erstellen Sie eine Aufgabe, in der eine Unterschrift innerhalb eines Vorgangs hinterlegt werden kann.
Felder validieren
Bei den Eingabetypen “Kurztext” und “Nummernfeld” haben Sie die Möglichkeit, eine Validierung zu hinterlegen. Somit wird vordefiniert, welche Informationen in das Eingabefeld eingefügt werden dürfen.