Einleitung
Wir empfehlen Ihnen, die nachfolgenden Punkte während der Testing-Phase des Onboardings durchzuarbeiten:
- Folgen die Vorgänge - basierend auf den hinterlegten Abzweigebedingungen - den vorgesehenen Prozesspfaden?
- Funktionieren die hinterlegten, variablen und festen Verantwortlichkeiten in allen Prozessschritten?
- Werden die für die Vorgangsbearbeitung vorgesehenen Automatisierungen richtig ausgespielt?
- Funktionieren die Sprünge?
- Wurden alle für den Prozess nötigen Nutzer zu Flowers eingeladen und ggf. zu Teams hinzugefügt?
- Funktionieren die Integrationen?
- Funktionieren die Exporte (z.B. an DATEV)?
- Haben Sie sich mit unserem Help Center vertraut gemacht?
Gern möchten wir Ihnen weiterführende Informationen zu jedem der Testschritte geben, um Sie effizient durch das Testing zu führen.
Durchführung des Testings
Gehen wir nun Schritt für Schritt durch die Testfälle:
1. Folgen die Vorgänge - basierend auf den hinterlegten Abzweigebedingungen - den vorgesehenen Prozesspfaden?
Ein Prozess besteht im Regelfall aus mehreren Prozessschritten, welche nicht immer geradlinig verlaufen, sondern Abzweigungen auf andere Prozesspfade aufweisen können, die unter bestimmten Bedingungen eingeschlagen werden sollen.
Ein anschauliches Beispiel hier ist der Anwendungsfall “Rechnungsfreigabe”: Zum einen könnte hier ein Absprung in den Prozesspfad “Rechnungsklärung” notwendig sein, zum anderen könnte es während der Rechnungsfreigabe mehrere Freigabestufen geben, die in Abhängigkeit einer bestimmten Rechnungshöhe übersprungen werden sollen.
Sollte auch Ihr Prozess mehrere Abzweigebedingungen und Prozesspfade aufweisen, so legen Sie in der Vorgangsbearbeitung bitte einen Test-Vorgang an und prüfen Sie, ob sich alle möglichen Prozesspfade, die sich auf Basis der hinterlegten Abzweigebedingungen ergeben können, korrekt einstellen.
Einen Test-Vorgang können Sie über das “+”-Zeichen neben dem Prozessnamen erstellen:
Abzweigebedingungen werden über die Knotenpunkte in den Prozessen sowie über Sprünge gesteuert:
Treten manche Prozesspfade trotz korrekter Hinterlegung der Bedingungen und entsprechender Aufgabenwerte nicht ein, fassen Sie alle Auffälligkeiten bitte in dem Kommentarfeld im Testing-Formular für uns zusammen.
2. Funktionieren die hinterlegten, variablen und festen Verantwortlichkeiten in allen Prozessschritten?
In Flowers haben Sie die Möglichkeit, Prozessschritte mit festen oder variablen Verantwortlichkeiten zu versehen. Was bedeutet das? Unser Help Center Eintrag zum Thema Verantwortlichkeiten erklärt die Unterschiede und zeigt Ihnen, wie Sie die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten in Ihren Prozessschritten hinterlegen können.
Falls Sie in Ihrem Prozess mehrere Verantwortlichkeiten während der Vorgangsbearbeitungen nutzen, prüfen Sie bitte je Prozessschritt, ob die gewünschten Verantwortlichkeiten
- in den Prozessschritten als feste oder variable Verantwortlichkeit hinterlegt sind und
- während der Vorgangsbearbeitung greifen.
Sollten Sie beim Testen Auffälligkeiten bemerken, so erklärt Ihnen der o.g. Help Center Eintrag, wo Sie die hinterlegten festen Verantwortlichkeiten bzw. die Automatisierungen zur Vergabe von variablen Verantwortlichkeiten wiederfinden und bearbeiten können.
Wenn wir Sie hierbei unterstützen können, übermitteln Sie uns Ihre Anpassungswünsche gern in dem Kommentarfeld im Testing-Formular.
3. Werden die für die Vorgangsbearbeitung vorgesehenen Automatisierungen richtig ausgespielt?
Das Automatisieren von Aufgaben ist eine der mächtigsten Funktionen in Flowers. Ganz nach dem Motto: Lassen Sie Flowers für sich arbeiten – und nicht umgekehrt. Über diese Funktion können Sie jegliche Aufgaben automatisieren, indem Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen für jeden Prozessschritt festlegen.
In unserem Help Center Eintrag zum Thema Automatisierungen finden Sie alle Erläuterungen - vom simplen Automatisieren von Aufgaben, über die automatisierte Erstellung von E-Rechnungen oder das automatische Befüllen von Dokumenten (z.B. Ausgangsrechnungen).
Sicherlich wurden auch in Ihrem Prozess einige Automatisierungen hinterlegt. Bitte prüfen Sie daher, ob die Automatisierungen Ihre Vorgangsbearbeitung umfänglich unterstützen, oder ob Sie weiteres Potenzial für zusätzliche Automatisierungen sehen. Teilen Sie uns Ihre Wünsche gern in dem Kommentarfeld im Testing-Formular mit.
4. Funktionieren die Sprünge?
Vielleicht fragen Sie sich, was im Flowers-Kontext unter “Sprüngen” zu verstehen ist? Sprünge helfen Ihnen, in einen vorab definierten Prozessschritt zu gelangen, unabhängig davon, wo sich der gewünschte Prozessschritt in Ihrer Prozesskette befindet. Dies geschieht anhand von individuell bestimmten Bedingungen.
Informationen zum Einrichten von Sprüngen und das Setzen von Bedingungen finden Sie in unserem Help Center Eintrag zum Thema Sprünge.
Sollten Sie Sprünge in Ihrem Prozess verwenden, so testen Sie bitte, ob Sie während der Vorgangsbearbeitung für alle Abzweigungen in genau den Schritten landen, in denen Sie landen möchten. Ein typisches Beispiel ist der Sprung bei der Eingangsrechnugsbearbeitung in den Prozessschritt “Klärung” - dies ist nicht der reguläre Weg, den eine Rechnung durchlaufen muss, sondern hierhin möchten wir nur bei Unklarheiten “abspringen”.
Sofern Sie hier Abweichungen von Ihrem Wunschprozess feststellen und diese nicht selbstständig lösen können, übermitteln Sie uns Ihre Anpassungswünsche gern in dem Kommentarfeld im Testing-Formular.
5. Wurden alle für den Prozess nötigen Nutzer zu Flowers eingeladen und ggf. zu Teams hinzugefügt?
Im Admin-Bereich können Sie prüfen, welche Kolleginnen und Kollegen sich bereits in Ihrem Flowers Account angemeldet haben.
Öffnen Sie dazu den Adminbereich über die drei Pünktchen links unten und klicken Sie auf den Bereich “Mitglieder”. Nun werden Ihnen alle Nutzer angezeigt, die sich bereits in Flowers angemeldet haben.
Sollte Ihnen nun auffallen, dass noch nicht alle benötigten Nutzer der Einladung zu Flowers gefolgt sind, beachten Sie bitte dies:
- Die Gültigkeit des Anmeldelinks kann auslaufen und die Nutzer müssen erneut zu Ihrem Account eingeladen werden.
- Die Einladung erneuern Sie ganz einfach, indem Sie die fehlenden Nutzer per Mail zu Ihrem Account einladen:
Die Anmeldung der Nutzer ist der erste Schritt, um wunschgemäß mit der Software arbeiten zu können. Im zweiten Schritt können Sie die angemeldeten Nutzer zu Teams hinzufügen, um die Arbeit mit Flowers noch komfortabler zu gestalten.
“Teams” ist ein weiterer Reiter unterhalb des Mitglieder-Reiters:
Bereits vorangelegt sind drei Teams: Administratoren, Listen-Administratoren und Prozess-Administratoren. Dieser Help Center Eintrag erklärt Ihnen die Unterschiede.
Daneben haben Sie die Möglichkeit, weitere Teams, die Sie für die Bearbeitung Ihrer in Flowers hinterlegten Prozesse benötigen, anzulegen, zum Beispiel “Buchhaltung” oder “Marketing”. Dazu klicken Sie in das Drop Down Menü und wählen den Button “+ neues Team erstellen” aus:
Den angelegten Teams können Sie alle relevanten Nutzer hinzufügen, indem Sie den jeweiligen Nutzer im Drop Down auswählen und auf “hinzufügen” klicken.
Welchen Vorteil bringt Ihnen die Arbeit mit Teams? Über Teams können Sie die Zuteilung von Verantwortlichkeiten zu Prozessschritten sehr einfach gestalten. Einen weiterführenden Help Center Eintrag finden Sie hier.
Haben Sie bereits alle für Ihr Unternehmen relevanten Teams in Flowers angelegt? Super!
6. Funktionieren die Integrationen?
Unser Tool ermöglicht diverse Integrationen an, wie zum Beispiel eine Integration von Agenda oder Lexoffice.
Sofern Sie Ihre Daten per Integration an weiterführende Systeme übergeben, prüfen Sie bitte diese Punkte:
- Ist die Integration zu dem weiterführenden System aktiv? Eine aktive Integration erkennen Sie daran, dass unterhalb der Integrationsoptionen zwei zusätzliche Button “trennen” und “entfernen” angezeigt werden, wie zum Beispiel hier für das Beispiel Agenda:
Sollte die Integration noch nicht aktiviert worden sein, so finden Sie in unserem Help Center Eintrag zum Thema Integrationen eine Anleitung zur Einrichtung der Integration. - Werden die Daten wunschgemäß an das weiterführende System übergeben? Sollte es Abweichungen geben, fassen Sie diese bitte im Kommentarfeld des Testing-Formulars für uns zusammen.
7. Funktionieren die Exporte (z.B. an DATEV)?
Flowers bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre verarbeiteten Daten auf unterschiedliche Weise zu exportieren.
Die zur Verfügung stehenden Optionen werden Ihnen in unserem Help Center Eintrag zum Thema Exporte erläutert.
Wenn Sie unsere Export-Funktion für Ihre Zwecke nutzen, gehen Sie beim Testen bitte wie folgt vor:
- Generieren Sie einen Export.
- Prüfen Sie, ob der generierte Export alle benötigten Formate enthält - zum Beispiel im Falle eines DATEV-Exports eine CSV-, sowie eine XML-Datei.
- Prüfen Sie, ob die Datei alle zuvor angegebenen Informationen enthält.
- Schauen Sie, ob der Export alle Vorgänge gemäß der Konfigurationseinstellung enthält, z.B. alle in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossenen Vorgänge.
- Sollten Sie den Export an ein weiterverarbeitendes System weitergeben, so stellen Sie sicher, dass die Daten im für das empfangende System korrekten Format übermittelt werden.
- Sollten Sie Abweichungen feststellen, so haben Sie die Möglichkeit, entweder die Export-Konfigurationen anzupassen oder das Datenformat in den Aufgaben zu ändern.
Sofern sich beim Testen Abweichungen vom gewünschten Exportergebnis ergeben haben, die Sie nicht selbstständig lösen können, teilen Sie uns alle Auffälligkeiten bitte per Kommentarfunktion im Testing-Formular mit.
8. Haben Sie sich mit unserem Help Center vertraut gemacht?
An dieser Stelle möchten wir Ihnen unser Help Center ans Herz legen. Damit Sie bei kleineren wie größeren Anpassungen selbstständig in Ihrem Flowers Account agieren können und nicht auf die Verfügbarkeit unseres Customer Success Teams angewiesen sind, haben wir Ihnen in unserem Help Center alle Informationen rund um die Funktionalitäten von Flowers zusammengefasst. Schritt-für-Schritt-Anleitungen zeigen Ihnen, wie Sie beispielsweise Berechtigungen vergeben, Automatisierungen anlegen oder Aufgaben in Ihren Prozessschritten ergänzen.
Wir freuen uns, wenn Sie uns Ihr Feedback zum Help Center mitteilen, um unseren Service kontinuierlich für Sie ausbauen und verbessern zu können. Nutzen Sie dafür gern die Rubrik “Verbesserungsvorschlag” in unserem Ticket-Tool.
Abschluss des Testings
Während Sie die Testschritte durcharbeiten, halten Sie bitte alle Auffälligkeiten in dem Onboardingprozess in Ihrem Flowers Account fest.
Ihr Customer Success Manager wird sich Ihre Zusammenfassung daraufhin im Detail ansehen und Fehlerquellen beheben.
Anschließend findet ein abschließender Termin mit Ihrem Customer Success Manager statt, der den Übergang in den Livebetrieb einläutet.