Zuvor haben wir uns um organisatorische Themen gekümmert. Nun starten wir mit der eigentlichen Prozessarbeit in Flowers-Software.
1. Einen neuen Prozess anlegen
Starten wir mit dem Anlegen eines neuen Prozesses. Dazu klicken Sie bitte in den Bereich “Prozesse”. Oben wird Ihnen ein Button “+ Neuen Prozess erstellen” angezeigt.
- Per Klick auf den Button werden Sie aufgefordert, den Prozess zu benennen (Pflicht).
- Optional können Sie eine Prozessbeschreibung hinterlegen oder Nutzer oder Teams zum Prozess hinzufügen.
- Zudem besteht die Möglichkeit, den Prozess privat oder öffentlich (= innerhalb Ihres Accounts) zur Verfügung zu stellen.
- Sofern Sie einen Prozess aus einer JSON-Datei importieren möchten, können Sie dies ebenfalls über diese Maske regeln.
Nachdem Sie alle Wunsch-Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button “Prozess erstellen”.
2. Erklärung Prozess-Editor
Sobald ein Prozess angelegt wurde, starten Sie im Prozess-Editor.
Nachfolgend erklären wir Ihnen das Funktionsmenü des Editors.
Umbenennung des Prozesses
Per Klick in das Namensfeld (Mitte oben, Voreinstellung “Neuer Prozess”) können Sie Ihrem Prozess einen individuellen Namen geben. 
Gestaltung des Prozesses
Diese Funktionen stehen Ihnen beim Klick auf den runten Prozessschritt zur Verfügung:
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Symbol |
Funktion |
Beschreibung |
Help Center-Beitrag |
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1 |
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Prozessschritte anlegen |
Über die beiden Pfeile nach rechts und links können Sie nach- oder vorgelagerte Prozessschritte ergänzen. Wenn Sie bereits einen nachgelagerten Prozessschritt eingelagert haben, ändert sich der Pfeil zu einem Doppelpfeil. Darüber können Sie Abzweigungen anlegen, die unter bestimmten Bedingungen relevant sind.
Legen Sie im ersten Schritt alle benötigten Prozessschritte und Abzweigungen an. |
Bitte finden Sie alle Details zum Thema “Prozessschritte” über diesen Link. |
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2 |
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Aufgaben anlegen |
Über diesen Button können Sie den Prozessschritt um beliebige Aufgaben ergänzen. Bevor Sie starten, machen Sie sich unbedingt mit den Details zum Anlegen von Aufgaben in unserem Help Center vertraut. Legen Sie in einem zweiten Schritt alle Aufgaben in den Prozessschritten an. |
Über diesen Link gelangen Sie zu den Details zum Anlegen von Aufgaben. |
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3 |
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Automatisierungen hinterlegen |
Die Automatisierungsfunktion ist die mächtigste Funktion in Flowers. Es stehen Ihnen vielfältige Optionen zum Automatisieren zur Verfügung. Bitte informieren Sie sich über das umfangreiche Angebot im Help Center. Hinterlegen Sie in einem dritten Schritt bitte die gewünschten Automatisierungen. |
Hier finden Sie detaillierte Informationen zum Automatisieren von Aufgaben: Link |
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4 |
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Verantwortlich-keiten festlegen |
Typischerweise sind die einzelnen Prozessschritte unterschiedlichen Nutzern oder Teams zugeordnet. In Flowers haben Sie die Möglichkeit feste Verantwortlichkeiten an den Prozessschritten über das Symbol zuzuweisen oder variable Verantwortlichkeiten in Abhängigkeit von bestimmten Aufgaben / Informationen zu verteilen. Lesen Sie dazu bitte den weiterführenden Beitrag in unserem Help Center. Legen Sie in einem vierten Schritt bitte die Verantwortlichkeiten für die Prozessschritte fest. |
Help Center- Beitrag zum Hinterlegen von festen und variablen Verantwortlichkeiten: Link
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5 |
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Sprünge und Wiederholungen einrichten |
Sofern Sie mit Prozessabzweigungen arbeiten, können Sie über die Funktion “Sprünge und Wiederholungen” zurück in den Standard-Prozessweg springen. Diese Funktion ist nur bei Abzweigungen relevant. |
Über diesen Link gelangen Sie zu weiterführenden Informationen zum Thema “Sprünge und Wiederholungen”. |
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6 |
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Dokument einfügen |
Für manche Anwendungsfälle werden Dokumente benötigt, zum Beispiel für das Ausfüllen eines Ausgangsrechnungsdokuments. Die zugrundeliegenden Word-Dokumente können Sie über das Büroklammer-Symbol hinzufügen. Diese Funktion ist optional. |
Erfahren Sie alles über das Hinterlegen von Dokumenten über diesen Link. |
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7 |
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Fristen festlegen |
Durch die Fristenfunktion können Sie eine Frist für einen beliebigen Prozessschritt setzen, sodass der zuständige Nutzer benachrichtigt wird, wenn diese Frist ansteht. Diese Funktion ist optional. |
Weitere Informationen zum Thema “Fristen” finden Sie hier: Link |
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8 |
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Prozessschritt löschen |
Über das Mülleimer-Symbol können Sie den Prozessschritt unwiderruflich löschen. |
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Prozesseinstellungen
Per Klick auf die drei schwarzen Pünktchen pben links im Prozess-Editor gelangen Sie zu den Prozesseinstellungen. Bitte informieren Sie sich über die Möglichkeiten in den Prozesseinstellungen in unserem Help Center-Beitrag.